Inicia una conversación difícil que has estado posponiendo

¿Por qué hacerlo?

Las situaciones problemáticas—desde colaboradores con bajo rendimiento, colegas molestos, hasta noticias difíciles que deben compartirse—suelen empeorar cuando las evitas. Además, la realidad de una conversación difícil rara vez es tan desagradable como los peores escenarios que imaginas. ¿No sería un alivio soltar toda esa ansiedad, estrés y preocupación que ha estado ocupando espacio en tu mente?

Cómo hacerlo:

1. Define—y escribe—objetivos específicos para la conversación.

El principal error que debes evitar es entrar a la conversación sin saber qué esperas lograr. Comienza haciéndote estas preguntas clave:

• ¿Cuál es la razón más importante por la que esta conversación es necesaria?

• ¿Cómo puede beneficiar esta conversación a mí, a la otra persona y a mi equipo y/o organización?

• ¿Es realista lo que quiero obtener de esta conversación?

2. Prepara una apertura directa y equilibrada para la conversación.

A menudo, la parte más intimidante de una conversación difícil es el inicio, así que dedica algo de tiempo a preparar lo que dirás primero. Puede ser tentador comenzar suavizando la tensión, pero si no abordas la conversación de forma directa, corres el riesgo de confundir a la otra persona o hacerla sentir manipulada. Una vez que tengas tu frase inicial, prácticala en voz alta frente al espejo o con un amigo o mentor.

Las buenas aperturas suelen incluir:

• Una declaración directa pero no amenazante sobre el motivo del encuentro:
  “Agendé esta reunión para que podamos compartir retroalimentación sobre X.”

• Un resumen de lo que esperas tratar durante la conversación:
  “Pensé que podría comenzar compartiendo la retroalimentación, luego escuchar tu perspectiva. También espero que podamos generar algunas ideas para los próximos pasos.”

• Cualquier pauta necesaria para mantener una conversación saludable:
  “Escucharé todo lo que tengas que decir sin interrumpir y espero que no te moleste si hago preguntas de seguimiento—para mí es importante entender tu punto de vista.”

3. Acércate a la persona o personas involucradas para preguntar si pueden conversar, o envía una solicitud de reunión.

No hay mejor momento que el presente. Y si la otra persona o personas no están disponibles, al menos puedes enviar una invitación para reunirse. Puede parecer algo pequeño, pero es una forma efectiva de asegurarte de que cumplirás tu propósito.

Cuando te acerques a ellos, normalmente es mejor evitar solicitudes vagas o misteriosas, ya que pueden generar ansiedad (especialmente en subordinados directos). Prueba con un enfoque simple y claro. Por ejemplo, si un colaborador no ha estado respondiendo a los correos de clientes de manera oportuna:

“Samir, ¿tienes 30 minutos hoy o mañana para hablar sobre una preocupación que tengo respecto al manejo de los correos de clientes?”

4. Ten la conversación—y haz seguimiento.

Durante la conversación, recuerda que es un diálogo, no un monólogo—lo que la otra persona tiene que decir es tan importante como lo que tú digas. Termina la conversación resumiendo los pasos a seguir y agradeciendo a la persona. Luego, incluso si la conversación salió sorprendentemente bien, agenda recordatorios en tu calendario para hacer seguimiento. Y hazlo. Lo único más difícil que iniciar una conversación difícil es sentir después que no sirvió para nada.