5 preguntas para ayudarte a que cada reunión que organices sea más productiva

Puede que te lleve unos minutos responder a estas preguntas, pero hacerlo puede ayudarte a evitar convocar reuniones innecesarias y a que las reuniones que sí organices sean más productivas.

1. ¿Qué trabajo quiero lograr con esta reunión?

Si no tienes una respuesta rápida y clara a esta pregunta, considera por qué. Es demasiado fácil recurrir a convocar una reunión para «obtener ideas», especialmente si no has definido claramente la tarea en cuestión o quieres avanzar en un proyecto pero no estás seguro de cómo. Si este es tu caso, dedica tiempo a definir y/o a proponer posibles próximos pasos para tu proyecto antes de convocar una reunión (y si realmente te atascas, pide ayuda a tu jefe o a un mentor de confianza).

Por otro lado, quizás el propósito de la reunión sea obvio. Por ejemplo, podrías necesitar tomar una decisión u obtener información para poder tomarla, planificar un proyecto o simplemente asegurarte de que todos estén en la misma página. También podrías buscar un resultado relacionado con las personas; por ejemplo, quieres reconciliar un malentendido pasado.

En cualquier caso, el proceso de identificar exactamente lo que quieres obtener de la reunión te ayudará a estructurar una agenda eficiente y a lograr un progreso real. Para obtener más ayuda para determinar el propósito de tu reunión, consulta nuestro artículo [5 tipos de reuniones]([enlace al artículo si existe]).

2. ¿Existen otras formas además de una reunión para hacer el trabajo de manera efectiva?

Si estás solicitando ideas, ¿podrías simplemente usar un documento de lluvia de ideas grupal? Si necesitas información o aprobación para seguir adelante, ¿podría una serie de chats rápidos en línea o llamadas telefónicas individuales darte lo que necesitas? ¿Podría el grupo proporcionar sus ideas a su propio ritmo a través de un hilo de correo electrónico si, por ejemplo, necesitas comentarios sencillos sobre una propuesta? Incluso si estas alternativas terminan llevándote un poco más de tiempo para ejecutarlas, aún podrían ser más eficientes si requieren menos tiempo e interrupción del grupo.

Sin embargo, ten en cuenta que las reuniones permiten que las personas construyan y se alimenten de las ideas de los demás de una manera que probablemente no suceda en un hilo de correo electrónico, por lo que podrían ser una mejor opción cuando necesitas aportaciones estratégicas. Las reuniones también ofrecen señales adicionales como el lenguaje corporal y el tono de voz, y brindan a todos exactamente la misma información al mismo tiempo (lo que reduce el potencial de malentendidos y rumores).

3. ¿A quién debo pedir que asista a la reunión?

Primero, evalúa el valor de la asistencia de cada persona: ¿Quién debe asistir para que se haga el trabajo, y cuya presencia sería agradable pero no crítica para el éxito? No querrás sobrecargar la reunión con demasiadas personas, pero agregar uno o dos asistentes «agradables de tener» —por ejemplo, un compañero de otro departamento con una perspectiva externa— podría ser muy beneficioso.

Además, recuerda que cada vez que convocas una reunión, estás deteniendo el trabajo de todos los demás y reclamando su atención para tu agenda. Antes de pedirle a la gente que asista a una reunión, considera:

• ¿Qué pueden ganar con esta reunión?
• ¿Tienen tiempo para reunirse ahora, o algunos están corriendo para cumplir con plazos importantes?
• ¿Mi convocatoria de la reunión muestra respeto por su tiempo y prioridades?

Si no estás seguro sobre el momento o el valor de la reunión para ciertos asistentes, podrías preguntarles de antemano qué piensan sobre la reunión o hacer que su asistencia sea opcional.

4. ¿Hay trabajo adicional que deba hacer antes de convocar la reunión?

Lo último que quieres es que un grupo de personas sentadas alrededor de una mesa o frente a pantallas de video se den cuenta de que les falta algo que necesitan para lograr el objetivo de la reunión. Vale la pena preguntarse: ¿Tienes toda la información para que esa reunión sea lo más productiva posible? Por ejemplo, digamos que necesitas obtener la reacción de un grupo a una posible nueva oferta de ventas: ¿tendrán los asistentes a tu reunión toda la información de fondo sobre las tendencias del mercado que necesitarán para dar una opinión informada? Si no, recopílala con suficiente tiempo para que los asistentes la revisen antes de la reunión.

5. ¿Cómo puedo lograr el mayor progreso con los asistentes antes de la reunión?

Si puedes adelantar el punto de partida de tu reunión en el proceso, entonces será más probable que logres mucho más progreso durante tu reunión, que la reunión sea más corta o ambas cosas.

Así que, en lugar de pasar los primeros 10 minutos de tu reunión «poniendo al día a la gente» o repasando una presentación de diapositivas, comparte las presentaciones con anticipación (como hacen en LinkedIn) y/o explica los problemas clave en un anuncio previo a la reunión. Por ejemplo:

«Hola a todos, en la reunión del martes discutiremos los pros y los contras de la posible nueva oferta de ventas. A continuación, se presentan preguntas clave para que el grupo las piense con anticipación. Discutiremos las respuestas durante los primeros 10 minutos de la reunión. Y si alguien tiene preguntas adicionales, no dude en agregarlas».

De esta manera, los asistentes pueden comenzar la reunión compartiendo puntos de vista que desarrollaron con anticipación, en lugar de procesar la información y desarrollar puntos de vista en tiempo real. Para cualquier anuncio de reunión, asegúrate también de incluir una agenda completa de la reunión y cualquier material de fondo adicional que los asistentes necesitarán para lograr el objetivo de la reunión.