Sin saber en qué punto se encuentran los proyectos de tus colaboradores, te estás perdiendo los datos y el contexto que necesitas para evaluar cómo van realmente las cosas y para poder comunicarte de manera precisa y convincente verticalmente, horizontalmente e incluso fuera de tu organización.

Entonces, ¿cómo puedes obtener actualizaciones regulares de los proyectos sin actuar como un microgestor?

¿Qué puede estar sucediendo?

• Estás esperando a que tus colaboradores directos compartan en lugar de tomar la iniciativa tú mismo y aclarar tus expectativas.
• No tienes procesos efectivos para permitir la comunicación en todo el equipo.
• Tú y/o tu equipo no se han mantenido al día con los cambios en la empresa que requieren más comunicación (por ejemplo, un nuevo líder con expectativas diferentes o un cambio estratégico que dificulta los intercambios entre equipos).
• Alguno o todos tus colaboradores no están acostumbrados a proporcionar actualizaciones de estado, tal vez porque un gerente anterior no se lo pidió o todavía están haciendo la transición al trabajo remoto.
• Alguno o todos tus colaboradores directos no ven por qué son necesarias las actualizaciones de proyectos ni comprenden qué obtienen de ello (¿les has explicado?).
• No priorizas compartir información con tu equipo, así que ellos piensan: «¿Por qué debería hacerlo?»
• Puede haber un problema interpersonal, de rendimiento u otro que esté causando una falla en la comunicación.

Cómo manejarlo:

1. Determina qué tipos de actualizaciones son más relevantes para ti, así como para tu jefe, compañeros, clientes y otros fuera de tu equipo.

Antes de pedir más información a tu equipo, vale la pena detenerse a pensar qué información necesitas regularmente. Como mínimo, probablemente significa conocer:

• Obstáculos y desafíos del proyecto tan pronto como sea posible, para poder brindar un apoyo adecuado o comenzar a hacer planes alternativos.
• Plazos y prioridades, para poder planificar y delegar.
• Éxitos del proyecto menos visibles, para poder recompensar y reconocer a tu equipo.

Luego, considera a las personas fuera de tu equipo, como tu jefe, clientes y colegas. Tal vez tu jefe necesite una métrica específica para un informe semanal y quiera saber cómo una línea de tiempo de proyecto podría afectar otras iniciativas. Mientras tanto, un cliente con el que hablas cada trimestre busca detalles sobre sus tres solicitudes más importantes, y un gerente colega desea comentarios sobre cómo está funcionando el apoyo que su equipo brinda al tuyo.

¿No estás seguro de qué esperan y necesitan las personas? ¡Pregunta! Pide comentarios sobre las actualizaciones de equipo que proporcionas.

2. Explica al equipo lo que necesitas y por qué lo necesitas, enfatizando lo que obtienen de ello.

Tal vez no estás recibiendo suficientes actualizaciones simplemente porque no las has pedido explícitamente o no has explicado por qué las necesitas. Utiliza algunas reuniones de equipo y/o tiempo 1 a 1 para compartir estos detalles.

Y cuando lo hagas, no olvides comunicar cómo proporcionar actualizaciones beneficia a tus colaboradores directos, no solo a ti. Quizás no se les haya ocurrido que cuando tienes un sólido entendimiento de la situación de los proyectos, puedes brindarles los recursos que necesitan, protegerlos de demandas no importantes, fortalecer su reputación al hablar de sus logros con otros y más.

• Pobre: «Necesito que cada uno de ustedes me informe sobre el estado de su proyecto de inmediato.»
• Mejor: «Me di cuenta de que no he hecho un buen trabajo comunicando mis expectativas en torno a las actualizaciones de proyectos, y esto nos está frenando. Sin conocer tus números y pronósticos de semana en semana, no puedo anticipar cuándo podrías necesitar más tiempo o presupuesto, ni cuándo debería decir no a las solicitudes de otros equipos para proteger tu tiempo. ¿Qué te parece si dedicamos los próximos 20 minutos a hablar sobre algunas ideas para manejar las actualizaciones de estado en el futuro?»

3. Decide como equipo qué proceso o procesos de comunicación implementar.

Después de explicar qué información tú y otros interesados necesitan regularmente, pregunta al equipo qué ideas tienen para mejorar la comunicación sobre los proyectos. Involucrarlos en encontrar una solución garantizará que implementen un proceso que tenga sentido para tus colaboradores directos. También les hará sentirse más comprometidos en el proceso y más propensos a seguirlo.

Algunos procesos que los equipos a menudo utilizan para actualizarse entre ellos incluyen:

• Reuniones diarias de seguimiento, en las que todos comparten obstáculos y éxitos para poder ayudarse mejor mutuamente.
• Reuniones de revisión de proyectos o de cartera semanal con el equipo (estas pueden programarse estratégicamente, como el día antes de las reuniones 1 a 1 con tu jefe).
• Un tablero en línea que permite al equipo realizar un seguimiento público de los objetivos.
• Actualizaciones por correo electrónico o en canales internos.
• Una abreviatura numérica o de «rojo, amarillo, verde» para transmitir rápidamente el estado (por ejemplo, en una escala de 1 a 3, un estado del proyecto de 1 significa que tu nivel de confianza en alcanzar un plazo es del 50 por ciento o menos, un 2 significa que estás seguro en un 50 al 85 por ciento de alcanzar el hito, y un 3 significa que estás más del 85 por ciento seguro).

Los procesos que tú y el equipo elijan dependerán de diversos factores, como el tipo de trabajo que realiza tu equipo, el tiempo y la disponibilidad de las personas, las herramientas tecnológicas que tienes y/o puedes permitirte, y la cultura de tu empresa. ¿Y si el equipo no puede ponerse de acuerdo en un enfoque? Intenta sugerir que el equipo pruebe uno o dos procesos durante un período de prueba y establezcan un recordatorio en el calendario en un mes aproximadamente para evaluar cómo está funcionando el proceso para todos.

4. Implementa tus procesos de comunicación y modela compartir información tú mismo.

Asegúrate de que quede perfectamente claro quién hará qué y cuándo. Eso facilitará que el equipo lo siga. Además, considera si tu nuevo proceso presenta una oportunidad de desarrollo para alguien, como un colaborador directo que quiera mejorar su comunicación escrita o uno que quiera crear un panel de control utilizando una nueva herramienta técnica. Si es así, señálalo; podría proporcionar una dosis adicional de motivación.

Luego, los procesos solo funcionan si tú y el equipo los toman en serio y los siguen. Da retroalimentación cuando las personas hagan un buen trabajo o no tan bueno al proporcionar actualizaciones. Oriéntalos sobre cómo mejorar. Agradéceles y explica cómo las actualizaciones te ayudan a ti y a otros.

Además, recuerda que la comunicación es bidireccional. Entra a las reuniones con líderes senior con las necesidades de tu equipo en mente y luego analiza con tu equipo qué nueva información podría ser relevante para su trabajo. Si mantienes a tu equipo informado, será mucho más probable que hagan lo mismo por ti.

5. No temas admitir a tu jefe, colegas y clientes cuando no tienes una respuesta sobre un proyecto.

Incluso con procesos sólidos en su lugar, seguramente recibirás preguntas de otros sobre el progreso de tu equipo que no podrás responder de inmediato. En lugar de tratar de inventar algo en el momento, siéntete cómodo diciendo: «No lo sé, pero lo verificaré y te responderé para tal hora».

Admitir que no sabes puede en realidad mejorar, no socavar, tu credibilidad (siempre y cuando, por supuesto, realmente les respondas con una respuesta). Además, si comienzas a ver patrones en lo que no sabes, puedes usar esta información para ajustar tus procesos.

6. Ajusta tus procesos de comunicación de manera regular (o cuando haya cambios sigificativos).

Tus procesos no tienen que estar grabados en piedra; de hecho, los buenos gerentes a menudo los revisan cada trimestre o cada seis meses y hacen ajustes según lo que está funcionando y lo que necesita cambiar. Agrega algunos recordatorios en tu calendario para consultar con tu equipo cómo están funcionando tus procesos.

Un pequeño timbre de alarma también debería sonar en tu cabeza cuando suceda algo que pueda requerir un ajuste en tus procesos de actualización, como cuando obtienes un nuevo jefe, cliente o socio de proyecto. Por ejemplo, tal vez un nuevo jefe ama los números y quiere más de lo que actualmente proporciona el panel de tu equipo. O tal vez un nuevo cliente no le gusta cuando llenas su bandeja de entrada con una actualización mensual, o un equipo con el que nunca has trabajado comienza a colaborar con el tuyo y está acostumbrado a usar una herramienta de chat interna.

7. Inicia una conversación 1 a 1 con cualquier colaborador directo que no esté comunicándose lo suficiente.

A veces, las personas retienen consciente o inconscientemente información de su jefe. Esto puede suceder por cualquier número de razones, incluyendo que están molestos contigo, no están seguros si pueden confiar en ti, están avergonzados o preocupados por algo que está sucediendo con un proyecto, nerviosos acerca de cómo ven su desempeño, distraídos o manejando mucho estrés.

Si crees que algo así podría estar sucediendo, programa una conversación 1 a 1 con la persona y explícale lo que has notado y por qué lo estás mencionando. Dependiendo de la situación y la persona, podrías comenzar la conversación con una apertura como:

«Jabila, he notado que no has completado tu parte del panel de control del proyecto durante las últimas dos semanas. Es importante que nos comuniquemos bien y compartamos información para que otros equipos puedan planificar sus flujos de trabajo. Si hay un problema, me gustaría ayudar. ¿Podrías ayudarme a entender por qué no has estado proporcionando actualizaciones?»

Mantén un lenguaje corporal abierto y relajado, y utiliza un tono de voz cálido o neutral. Luego, espera pacientemente la respuesta de la persona y comienza a planificar el camino a seguir.