¿Qué podría estar sucediendo?

• No has dedicado tiempo a definir tus principales prioridades y estás atrapado en modo reactivo.
• Estás tratando de priorizar por tu cuenta en lugar de buscar a tu gerente, equipo y colegas para obtener más contexto.
• Tu gerente no te ha brindado suficiente orientación sobre tus principales prioridades, tal vez porque tampoco ha recibido orientación desde arriba.
• Recibes mensajes mixtos sobre las prioridades de múltiples partes interesadas.
• Algunas de tus responsabilidades son tan diferentes (o similares) que se siente imposible determinar su importancia relativa.
• Estás luchando por equilibrar tus responsabilidades de gestión con tus proyectos individuales.
• Definiste prioridades anteriormente, pero tu rol o intereses, o los de tu equipo, han cambiado.
• Tu organización ha cambiado y las nuevas prioridades aún no han tomado forma.

Formas de manejarlo:

1. Haz una lluvia de ideas sobre una lista de posibles prioridades y realiza un primer intento para identificar las más importantes

Tus principales prioridades en el trabajo podrían incluir lo que necesita tu organización, lo que permitirá que tu equipo tenga éxito y se desarrolle, lo que necesitan tu gerente y tus clientes, lo que impulsará tus objetivos y crecimiento a largo plazo, o una combinación de estas cosas. Utiliza las siguientes preguntas para generar una lista de posibilidades.

• ¿Cuáles son las principales prioridades de mi organización?
• ¿Cuáles son las principales prioridades de mis clientes y/o partes interesadas internas?
• ¿Cuáles son las principales prioridades de mi equipo, tanto colectivamente como individualmente?
• ¿Cuáles son mis prioridades de gestión para mis colaboradores directos (por ejemplo, asignar tareas, comunicar, entrenar)?
• ¿Cuáles son las principales prioridades de mi gerente? ¿Cómo podría mi rol respaldar esas prioridades?
• ¿Cuáles son mis medidas de éxito?
• ¿En qué disfruto trabajando?
• ¿Cuáles son mis fortalezas?
• ¿Cuáles son mis metas personales a largo plazo en mi carrera?

Escribe todo lo que se te ocurra y anota donde no sepas las respuestas (y necesites investigar más). ¿Es una lista larga? No estás solo. Circula las que parecen más importantes para que tengas un borrador de las principales prioridades antes de pasar a los siguientes pasos.

2. Obtén aportes de tu gerente

Lo último que quieres es que tu gerente piense que estás trabajando en las cosas equivocadas, o que asuma que estás trabajando en las que prefieres cuando en realidad no lo estás. Entonces, incluso si sientes que sabes en qué deberías priorizar según tu gerente (o sientes que deberías saberlo sin tener que preguntar), vale la pena consultar periódicamente para asegurarte de que estén sincronizados. Tu gerente también puede proporcionar información adicional sobre las prioridades de tu organización y posibles cambios en el horizonte que podrían afectar tus elecciones.

Podrías comenzar la conversación presentando tu lista preliminar de prioridades o haciendo preguntas a tu gerente como:

• ¿Cómo puedo apoyar mejor tus prioridades? ¿Las prioridades de la empresa?
• Si pudiera enfocarme solo en tres cosas en el próximo año/mes/semana, ¿cuáles crees que deberían ser?
• En tu opinión, ¿cómo se ve un desempeño excepcional para mi rol? ¿Cómo lo mides?

En algunos casos, ganarás claridad al hablar con tu gerente. En otros, tal vez no lo hagas. Eso está bien. Al menos habrás preguntado. Tal vez descubras que tienes más autonomía de la que te das cuenta. O tal vez puedas usar la conversación para al menos ponerte de acuerdo sobre cómo mantener la alineación, por ejemplo, podrían acordar que enviarás actualizaciones semanales a tu gerente para que puedan señalar cualquier cosa que parezca que te está llevando en la dirección equivocada.

3. Obtén aportes de colegas cuyos equipos afectan o son afectados por el trabajo de tu equipo

No quieres que un proyecto sea una prioridad principal para ti o tu equipo, solo para descubrir que otro equipo en el que confías para una parte crítica tiene planes de centrarse en otro lugar. Pregunta a los colegas en los que dependes y con los que colaboras cuáles son sus principales prioridades y por qué, y comparte algunas de las tuyas.

Idealmente, podrás alinear las prioridades para lograr un mayor impacto (o al menos evitar la falta de alineación). Incluso podrías descubrir nuevas ideas sobre dónde enfocar tu tiempo después de obtener un contexto más amplio sobre las prioridades en los equipos. Por ejemplo, supongamos que lideras un equipo de soporte al cliente y descubres que el equipo de ventas está cambiando su enfoque para enfatizar un nuevo elemento de tu producto. Tal vez deberías priorizar dar tu opinión sobre la última presentación de ventas o solicitar la ayuda de miembros relevantes del equipo de producto para ayudar a elaborar puntos de conversación para tus representantes.

4. No descuides tu propio bienestar y desarrollo

Muchos gerentes tienen la costumbre de poner las necesidades de sus equipos y organizaciones en primer lugar, dejando que sus propias necesidades e intereses caigan al final de la lista. Y así terminan comiendo un sándwich mientras trabajan durante el almuerzo, sintiéndose demasiado abrumados y moviéndose tan rápido en las tareas cotidianas que pierden de vista sus propios intereses y crecimiento personal.

¿De tu lista de posibles prioridades, en qué estás más emocionado? ¿Qué prioridades de bienestar personal, como hacer ejercicio regularmente y establecer un horario de trabajo razonable, te permitirán mantenerte saludable y comprometido con el resto de tus prioridades? Estas cosas importan.

5. Evalúa la importancia relativa de tus posibles prioridades y ten cuidado con sobreponderar las cosas que parecen urgentes

Entonces, ¿cuál es la forma más valiosa de gastar tu tiempo? Puede ser extremadamente difícil determinarlo. Como gerente, casi con seguridad tienes prioridades que compiten. Por ejemplo, ¿sería mejor priorizar la contratación para aumentar la capacidad de tu equipo? ¿O priorizar la finalización de tu proyecto individual, en el que estás interesado y tu jefe confía en que lo hagas? ¿O desarrollar una nueva iniciativa? ¿O atender las solicitudes de los clientes (acaba de llegar una nueva esta mañana)? ¿O ayudar a un colaborador directo ambicioso a trazar un plan de acción para ascender en el próximo año?

Muchos gerentes encuentran las opciones confusas. No hay una manera infalible de determinar que una prioridad es más importante que otra. Dicho esto, aquí hay algunas señales comunes de que una prioridad puede tener un valor superior a otras:

• Permite que tu equipo haga un mejor trabajo. Mucho de este tipo de trabajo, como entrenar a los colaboradores directos, eliminar obstáculos en su flujo de trabajo, compartir regularmente información sobre tu industria, empresa y equipo, puede no parecer crítico en el momento, pero puede tener efectos multiplicadores positivos en el rendimiento y el compromiso de tu equipo. 
• Conduce al crecimiento y la innovación (en lugar de mantener el statu quo). Dependiendo de tu estructura de trabajo y objetivos, una prioridad que te ayude a avanzar puede tener una mayor importancia estratégica a largo plazo.
• Se alinea bien con los objetivos de tu empresa, departamento, equipo y/o gerente. Si la prioridad está relacionada con la imagen general y otros enfocan su tiempo allí, ¿deberías hacer lo mismo? La política de la empresa también puede entrar en juego. Si tu gerente o un influencer de alto nivel necesita algo de ti, eso solo puede superar otras necesidades.
• Solo tú puedes hacerlo. En otras palabras, si alguien más es capaz de manejar las tareas relacionadas con una prioridad, ¿es realmente tan importante que te enfoques en ella? ¿O podrías delegarla?

Mientras evalúas, ten cuidado con la trampa de la urgencia: es muy fácil sobrestimar la importancia de algo solo porque tiene un plazo ajustado o surge a mitad del día como un «incendio» que necesita tu atención (y se sentiría bien tacharlo de tu lista de tareas pendientes). En cambio, pregúntate: ¿Qué proporcionará el mayor valor a largo plazo? 

6. Reduce tu lista a solo unas pocas (alrededor de tres) principales prioridades en las que enfocarte en un momento dado.

Como dice el refrán, «Si todo es importante, entonces nada lo es». Tendrás que tomar decisiones difíciles sobre lo que no debes priorizar y cuánto tiempo puede esperar antes de que necesite tu atención: ¿una semana, un mes, un año, para siempre?

Puede ayudar trabajar por eliminación, comenzando con cualquier prioridad que, después de reflexionar, no parezca tan crítica en este momento o aquellas que puedas delegar a uno de tus colaboradores directos. 

Y una vez que hayas enumerado tus principales prioridades, programa la mayor parte, si no todo, tu tiempo en torno a ellas, y dile de manera educada pero definitiva que no a las solicitudes no esenciales que se crucen en tu camino.

7. Reevalúa tus prioridades con frecuencia

Cuando tú o tu equipo alcancen objetivos o completen proyectos, o cuando tu organización cambie, tu propio trabajo casi con certeza debería cambiar también. Si no tienes claro cómo, deberás llenar los vacíos de información sobre lo que es importante ahora (usando los pasos anteriores) y determinar dónde debes enfocarte, y, igual de importante, dónde no debes enfocarte en el futuro.