¿Alguna vez has tenido un miembro del equipo que te decepcionó con su comportamiento o trabajo? Es fácil culpar a la otra persona. Pero a menudo la realidad es que si alguien no está cumpliendo con lo que deseabas, significa que tú, como líder, no has hecho un buen trabajo comunicando tus expectativas.

Una clave para establecer grandes expectativas: Comprender que lo que deseas es solo una parte de la ecuación. En su lugar, piensa en el proceso como una discusión bidireccional. El objetivo es lograr una coincidencia entre lo que dices y lo que la otra persona escucha y hace, para que haya una comprensión mutua cristalina.

Esto puede sonar fácil, pero en realidad es difícil de hacer bien, especialmente en el caos de un día de trabajo ocupado donde es tentador omitir pasos o comunicarse de manera abreviada. En su lugar, utiliza esta lista de verificación para obtener el rendimiento que estás buscando.

Considera tu perspectiva

Evalúa tus propios sentimientos sobre el problema en cuestión. ¿Te sientes ansioso acerca del proyecto que estás asignando porque determinará el rendimiento de tu equipo este trimestre? ¿Estás molesto por el comportamiento de un miembro del equipo porque los ves compitiendo con otros compañeros en lugar de colaborar? Cómo te sientes puede influir (conscientemente e inconscientemente) en cómo estableces y comunicas las expectativas, por ejemplo, si estás ansioso, podrías dar la impresión de no confiar.

Escribe lo que deseas de la otra persona para aclarar tus pensamientos. Utiliza un lenguaje específico para describir cómo se vería un resultado exitoso para ti. Esto podría significar que escribas «Una vez que tu lista de clientes potenciales esté completa, me gustaría que compartieras posibles clientes adicionales con alguien que los necesite», en lugar de simplemente «Me gustaría que dejaras de competir con los demás». O en cuanto a un plazo, «Me gustaría tener el informe revisado para el miércoles a las 2:00 p.m.» en lugar de «Me gustaría el informe el miércoles», lo que podría llevar a que la persona te envíe un borrador a las 6 p.m. Cuando delegas proyectos, incluye detalles clave como el objetivo del proyecto, el resultado esperado, la prioridad relativa y con qué frecuencia deseas actualizaciones (utiliza nuestro esquema de tarea de Delegación para un proceso sencillo paso a paso).

Considera la perspectiva de la otra persona

Ten en cuenta el nivel de habilidad de la otra persona, sus desafíos y su relación contigo. Si tienen una relación de trabajo sólida, puede ser más fácil mantenerse en sintonía en cuanto a lo que deseas. Si son nuevos en el equipo o has experimentado expectativas incumplidas antes, prepárate para proporcionar más detalles desde el principio y más orientación durante el proceso. También considera detalles que podrían afectar la capacidad o disposición de la persona para cumplir con tus expectativas, como el nivel de habilidad, la carga de trabajo actual, los desafíos personales y los objetivos profesionales y motivación. Antes de continuar, reflexiona: ¿Son tus expectativas adecuadas para esta persona? Si no es así, considera qué debe cambiar.

Determina un estilo de comunicación que ayude a la persona a entender tus expectativas. Elige un enfoque de entrega (directo, amable, de orientación, etc.) basado en lo que sabes sobre la persona. Y sin importar cómo digas las palabras, utiliza un tono de voz amable pero firme y lenguaje corporal abierto para enfatizar tu mensaje, no para debilitarlo. (Imagina a un gerente que dice «Me encantaría tener tus comentarios sobre estas expectativas», con los brazos cruzados y los ojos enfocados en la pantalla del ordenador, no es muy acogedor).

Ten un diálogo sobre tus expectativas

Comparte contexto sobre por qué tienes estas expectativas. Esto podría involucrar incluir tus sentimientos sobre el problema («Realmente valoro la colaboración en equipo, es una parte fundamental de nuestra cultura de equipo»), cómo el problema se relaciona con el panorama general («Cuando no cumples con tu plazo, reduce el tiempo del equipo de productos, lo que aumenta la probabilidad de un lanzamiento retrasado»), cómo una tarea contribuye a un objetivo del equipo («Esta es una parte importante de nuestro esfuerzo para aumentar a los clientes recurrentes»), u otros factores.

Utiliza un lenguaje específico para aclarar lo que deseas de la persona. Utiliza tus expectativas escritas (de la sección «Considera tu perspectiva» arriba) como guía. Y desafíate a hacer cada declaración lo más explícita posible, utilizando frases aclaratorias (por ejemplo, «Lo que quiero decir es…»). Por ejemplo, «Cuando digo que el informe debe ser ‘detallado’, lo que quiero decir es que debe incluir nuestros resultados trimestrales del último año, un análisis de la competencia y nuestro plan de productos».

Pide a la otra persona que comparta su perspectiva. Debido a la dinámica de poder, algunos miembros del equipo no se sienten cómodos comentando sobre las instrucciones de un gerente a menos que se les pregunte. Invita a los comentarios al principio de la conversación para señalar que deseas un diálogo. Dependiendo de la situación, podrías probar frases como «Me encantaría tener tus comentarios sobre esto, ¿qué opinas?» o «Estoy abierto a otros enfoques, ¿cuál crees que es la mejor manera de lograr esto?» o «¿Qué recursos necesitas para entregar estos resultados? ¿Qué desafíos anticipas? ¿Te parece factible, dado todo lo demás en lo que estás trabajando?» Date tiempo para escuchar la opinión de la otra persona y pensar juntos cómo abordar cualquier preocupación.

Utiliza preguntas aclaratorias para asegurarte de que tú y la persona se entienden mutuamente. Así como has sido explícito al explicar tus expectativas, pide a la otra persona que haga lo mismo al describir su punto de vista. Comienza con «¿Qué has entendido de esta conversación?» Luego, según sea necesario, sigue profundizando en detalles para asegurarte de que el lenguaje que se utiliza signifique lo mismo para ambos. Por ejemplo, «¿Qué significa ‘terminado’ para ti?» o «Cuando dices que te retrasarás porque el software es ‘demasiado engorroso’, ¿qué quieres decir con eso?»

Hacer seguimiento

Resume por escrito en las siguientes 24 horas. Especialmente para problemas complejos o importantes, envía un correo electrónico de seguimiento que incluya un agradecimiento y una lista detallada de expectativas mutuamente acordadas durante tu discusión. Esto puede sonar excesivo, pero hace dos cosas importantes: le brinda a la otra persona la oportunidad de aclarar malentendidos iniciales. Y proporciona un registro al que puedes referirte en cualquier momento para evaluar el progreso y el rendimiento.

Refuerza y/o recalibra las expectativas al proporcionar retroalimentación continua y modelar el rendimiento que estás buscando. Establecer expectativas no es un evento único, es un proceso continuo. Incluso con un registro escrito de tus expectativas iniciales, las personas olvidan cosas, las circunstancias cambian o algo podría interpretarse de manera incorrecta en el camino. Refuerza tus expectativas modelando lo que has pedido y repite tu mensaje regularmente, por ejemplo, «La colaboración es clave en este equipo». Y cuando veas un rendimiento que cumple tus expectativas, ofrece retroalimentación positiva. O si ves que el comportamiento disminuye, ofrece retroalimentación correctiva.