Dedica 30 minutos una vez a la semana y 10 minutos cada día a revisar y programar tus tareas más importantes

¿Por qué hacerlo?

Puede que sepas qué es importante que hagas, pero ¿realmente lo estás logrando? Las investigaciones sugieren que planificar—específicamente comprometerte con cuándo harás algo—puede más que duplicar tus posibilidades de alcanzar cualquier objetivo. El sencillo proceso de planificación que se describe a continuación, inspirado en Las 5 opciones: El camino hacia una productividad extraordinaria, protege tu tiempo de ser consumido por tareas cotidianas que parecen urgentes y te permite centrarte en el trabajo que realmente impulsa tus metas.

Cómo hacerlo:

1. Programa sesiones de planificación de 30 minutos y de 10 minutos para ti.
   Añadir estas sesiones a tu calendario ahora mismo te ayudará a comprometerte con una planificación constante. Elige los horarios que mejor se adapten a tu estilo de trabajo. Por ejemplo, podrías programar tu sesión semanal de 30 minutos el viernes por la tarde (a algunas personas les gusta terminar la semana sintiéndose preparadas para la siguiente) o a primera hora del lunes por la mañana (otras personas piensan con mayor claridad después de un tiempo fuera de la oficina). Del mismo modo, puedes programar tu sesión diaria al final de cada día o al inicio del siguiente.

2. Durante tu sesión de planificación semanal, haz una lista de las tres a cinco cosas más importantes que necesitas hacer en la próxima semana para ser más eficaz.
   Algunas tareas serán obvias, como un gran proyecto con fecha de entrega el jueves. Pero otras pueden no ser tan evidentes. Usa los 30 minutos completos para reflexionar sobre lo que realmente importa, en lugar de simplemente reaccionar a cosas urgentes en tu lista de tareas. Por ejemplo, podrías determinar que una de tus tareas más importantes es mejorar tu relación con tu jefe. Para elaborar tu lista, pregúntate:

   • ¿Qué necesito hacer para avanzar en mis principales metas?
   • ¿Qué podría hacer para preparar mejor a mi equipo y a mi jefe para el éxito?
   • ¿Qué actividades personales deberían estar en esta lista (por ejemplo, hacer ejercicio o pasar tiempo con la familia)?

3. Determina cuánto tiempo tomará cada tarea y reserva ese tiempo en tu calendario para la próxima semana.
   Las tareas importantes no tienen por qué tomar mucho tiempo (por ejemplo, una breve reunión con tu jefe podría ayudarte a conectar a un nivel más profundo esta semana). Sin embargo, las tareas que requieren una reflexión profunda tienden a tomar más tiempo del esperado, así que sé realista en tus estimaciones. Una vez que hayas programado tus tareas importantes, puedes añadir otros elementos de tu lista de tareas pendientes a tu calendario. Pero resiste la tentación de llenar cada minuto; siempre necesitarás tiempo para descansos e imprevistos.

4. Durante tu sesión diaria de planificación, revisa tu progreso y ajusta tu horario según sea necesario.
   Incluso con una planificación cuidadosa, los días de trabajo rara vez salen exactamente como se espera. Este es un buen momento para rendir cuentas contigo mismo. Dedica tus 10 minutos diarios a:

   • Encontrar tiempo en los próximos días para completar las tareas importantes que no hayas terminado.
   • Revisar tus próximas tareas: ¿Siguen siendo las cosas esenciales en las que debes trabajar? ¿Has programado tiempo suficiente para avanzar de manera significativa?
   • Programar cualquier otra tarea urgente que haya surgido.