Cuando tu jefe añade trabajo a tu carga o a la de tu equipo, sugiere un plan de priorización

¿Por qué hacerlo?
Si tu jefe es como la mayoría de los ejecutivos ocupados, probablemente no tenga en cuenta todo lo que ya estás haciendo al asignarte tareas adicionales. Sugerir dónde crees que debería encajar una nueva tarea en comparación con otras—y verificar con tu jefe si está de acuerdo—puede ayudarte a comunicar tu volumen de trabajo y qué concesiones deben hacerse para cumplir con esta nueva tarea. También demuestra que eres un gestor proactivo y orientado a soluciones, no alguien que simplemente se queja por recibir más trabajo.

Cómo hacerlo:

1. Analiza tus proyectos actuales de máxima prioridad y considera cuáles de sus plazos, si alguno, podrían posponerse.
   Es muy probable que tú y tu equipo ya tengáis una carga completa, por lo que priorizar cualquier trabajo nuevo implicará retrasar algo más. Para identificar qué plazos podrían moverse, puedes preguntarte:

   • ¿Cuánto se podría retrasar el proyecto X antes de que el impacto sea un problema real: un día, una semana, un mes?
   • ¿Quién se vería afectado, tanto interna como externamente, por mover esta fecha límite?
   • ¿Qué tan significativo sería el impacto?

2. Decide dónde debería encajar esta nueva asignación entre tus prioridades actuales.
   ¿Debería ir primero? ¿Último? ¿En algún lugar intermedio? Aunque no conozcas todos los detalles de la nueva tarea, haz tu mejor estimación sobre su prioridad en función de lo que sabes en este momento.

3. Explica a tu jefe tu propuesta de re-priorización, incluyendo tu razonamiento, y verifica si está de acuerdo.
   Cuanto más claro comuniques tu proceso de pensamiento, más fácil será para tu jefe entender las concesiones que estás sugiriendo. Por ejemplo:

   “Quiero asegurarme de que estamos priorizando esta nueva tarea correctamente. Ahora mismo, mi equipo está trabajando en la campaña de noviembre y en la creación de las nuevas encuestas para clientes. Como las encuestas no necesitan enviarse hasta enero, estoy pensando que podríamos empezar este nuevo proyecto tan pronto como se lance la campaña de noviembre. Eso significaría retrasar la fecha límite del borrador de las encuestas un par de semanas. ¿Te parece razonable? ¿O deberíamos considerar otras opciones?”

4. Escucha las opiniones de tu jefe y, si es necesario, analiza diferentes escenarios hasta que ambos estén de acuerdo en un plan de priorización.
   Tal vez uno de tus proyectos actuales pueda ser redefinido, o tal vez estés tan sobrecargado con tareas importantes que algo deba ser reasignado. Lo importante es que tú y tu jefe entendáis lo que es realista y acordéis cómo proceder.