Ya sea que tengas el poder para seleccionar los objetivos del equipo o que tu gerente te los entregue, una cosa es cierta: necesitas hacer todo lo posible para asegurarte de que el equipo esté trabajando en los más importantes. Luego, debes dar forma a esos objetivos de manera que permita que tu equipo funcione a un alto nivel.

Aquí hay consejos para ayudarte en este proceso crítico:

1. Reúne las ideas de tu equipo, ya sea sobre posibles objetivos o sobre objetivos preestablecidos.

La opinión de tu equipo sobre los objetivos futuros es importante: ellos son quienes realizarán el trabajo y tienen tantas buenas ideas sobre lo que vale la pena su tiempo como tú o cualquier otra persona. Además, es probable que estén más comprometidos con los objetivos que han ayudado a dar forma de alguna manera, ya sea en gran medida o en pequeña medida.

Programa una reunión con tu equipo y prueba tácticas como estas:

• Antes de la reunión: Pide a cada persona que venga con ideas (si estás seleccionando objetivos) o comentarios sobre objetivos preestablecidos. Dale al equipo un contexto sobre las principales prioridades de tu organización y qué proyectos pueden ser factibles para este período de objetivos. También reúne tus propias ideas.
• Durante la reunión: Probablemente sea mejor que tu equipo comparta sus ideas o comentarios antes que tú, al menos si quieres saber lo que realmente piensan (ver Deja que los colaboradores directos ofrezcan sus puntos de vista antes de compartir los tuyos para más detalles). Utiliza un cronómetro para asegurarte de que se aborden los puntos de cada persona y anima al equipo a discutir los méritos y obstáculos de los puntos particularmente significativos.
• Al final de la reunión: Recopila la opinión de tu equipo sobre lo que consideran más importante y factible para trabajar, y considera comprometerte a comunicar sus opiniones a tu gerente; hacerlo envía una señal a tu equipo de que sus voces serán escuchadas.

2. Obtén la opinión de tu gerente.

No deseas avanzar con objetivos que a tu equipo le gusten solo para descubrir más tarde que tu gerente tenía otros en mente o una interpretación diferente de los que asignó. E incluso si tienes una idea clara de lo que tu gerente piensa que debes lograr, es posible que desees comunicarle lo que tu equipo piensa sobre un objetivo obligatorio. Por ejemplo, ¿qué pasa si tu equipo ve que un objetivo asignado está fuera de sintonía con el mercado?

Si tu gerente no programa tiempo contigo para una reunión de planificación de objetivos, pide uno: «¿Estarías dispuesto a dedicar 20 minutos a repasar los objetivos de nuestro equipo para el próximo mes/trimestre/año?» Después de consultar con tu gerente, deberías terminar con una lista de objetivos que parezcan viables para todos los involucrados.

Ten en cuenta que es posible que necesites volver a tu gerente para otra ronda de opiniones en otros momentos del proceso de establecimiento de objetivos a medida que priorices y determines la dificultad, las mediciones y la redacción de los objetivos de tu equipo.

3. Obtén opiniones de colegas cuyos equipos afectan o son afectados por el trabajo de tu equipo.

Es muy fácil asumir que lo que es bueno para tu equipo es bueno para todos los demás en la empresa. O estar tan centrado en gestionar tu equipo que pasas por alto oportunidades para colaborar con otros equipos y optimizar el trabajo.

Puedes evitar algunos de estos errores al preguntar anticipadamente a los colegas de los que dependes y con quienes colaboras sobre su opinión sobre los nuevos objetivos de tu equipo, y preguntar sobre sus planes. Por ejemplo, podrías decir:

«Si mi equipo hace X, Y y Z para lograr estos objetivos, ¿qué podría significar eso para ti y tu equipo? Quiero asegurarme de que no estemos trabajando en direcciones opuestas».

«Estimo que casi todo el tiempo de mi equipo se dedicará a estos objetivos, lo que podría significar menos tiempo para hacer X en tu equipo, ¿puedes trabajar con esto?»

«¿Hay algo que estés planeando en lo que mi equipo podría ayudar?»

Idealmente, atraerás la atención sobre más oportunidades para colaborar, que podrías integrar en los planes de objetivos de tu equipo. O puedes aprender algo que te haga volver a la mesa de dibujo con un objetivo del equipo. Mejor ahora que después.

4. Prioriza y posiblemente reduce tu lista de objetivos actuales.

Muchos gerentes sobreestiman la cantidad de objetivos que su equipo podrá abordar en cualquier período de tiempo, insistiendo: «¡Pero tenemos que hacer todas estas cosas, todas son importantes!» Pregúntate: ¿es esto realmente cierto, o es que no quieres decir que no o estás tan abrumado de trabajo que no lo estás pensando con claridad?

Empieza por enumerar todos los objetivos que siguen en competencia (la redacción no tiene que ser perfecta aún) después de hablar con tu equipo, gerente y colegas. Luego, considera:

• Objetivos que tengan el mayor impacto positivo en tu departamento y en la empresa. Esto no siempre es obvio. Por ejemplo, un objetivo que utiliza el tiempo de tu equipo para ayudar a un nuevo vendedor a ponerse al día podría parecer menos importante que uno que aumente el objetivo del equipo en un cinco por ciento. Pero un vendedor bien entrenado y ajustado podría tener un impacto mucho mayor en los resultados finales que el objetivo de mayor cuota.
• Compatibilidad con los otros objetivos del equipo. A veces, los gerentes eligen cada objetivo del equipo sin considerar cómo se impactan mutuamente. Esto también puede ocurrir cuando otra persona establece tus objetivos sin comprender completamente el trabajo involucrado. Por ejemplo, ¿puede tu equipo de ingeniería realmente cumplir con una fecha de envío agresiva y reducir los errores en un 20 por ciento? ¿Puede tu equipo de desarrollo de negocios realmente aumentar el volumen y la calidad de los clientes potenciales? Intenta tener un grupo de objetivos que no compitan entre sí.
• Compatibilidad con tus objetivos personales: Imagina que tu equipo tiene el ambicioso objetivo de agregar cinco nuevas funciones a la aplicación. Mientras tanto, tienes un objetivo de desarrollo profesional de trabajar en algunas habilidades de gestión. Suena bien, hasta que miras las estrategias involucradas. Agregar muchas funciones requerirá que colabores y escribas algo de código tú mismo. ¿Podrás hacerlo si también estás siguiendo un horario regular de reuniones individuales y asistiendo a un seminario de liderazgo? Es posible que necesites tomar decisiones difíciles.

Teniendo en cuenta estos factores, determina cuáles son los más importantes para que el equipo trabaje en este momento. Y reduce tu lista a un conjunto de objetivos que sea realmente realista para tu equipo.

5. Recuerda que algunos objetivos son mejores como objetivos de aprendizaje que como objetivos orientados a cuotas y plazos.

La mayoría de los gerentes comprensiblemente tienden a centrarse en objetivos con resultados específicos y medibles: firmar 5 clientes, mejorar la participación del usuario en un 10 por ciento, completar la actualización en el tercer trimestre. Pero en casos en los que estás haciendo algo por primera vez (y no estás seguro de cuál debería ser el resultado) o deseas fomentar nuevas formas de pensar, a menudo es una mejor opción tener un objetivo de aprendizaje.

Por ejemplo, digamos que se le asigna al equipo de ventas la tarea de agregar un nuevo segmento de mercado. Podrías establecer un objetivo simplemente aumentando el objetivo del equipo o estableciendo un segundo objetivo más pequeño basado en tu conocimiento limitado de la nueva área. Pero ¿realmente ayudarán alguno de esos enfoques a tu equipo a terminar el período de objetivos sabiendo cómo vender al nuevo segmento de manera efectiva? Podría ser sabio tener un objetivo de aprendizaje, por ejemplo: Probar enfoques de ventas en el nuevo mercado y aprender qué atrae más a los prospectos en ese segmento.

Si no ves la oportunidad de enmarcar algunos objetivos como objetivos de aprendizaje, considera agregar uno para tu equipo. Son ideales para impulsar al grupo a mejorar sus procesos y pueden agregar una dosis de inspiración para el equipo.

6. Con tu equipo, determina cómo medirán tus objetivos, asegurándote de tener en cuenta la calidad además de la cantidad.

El gurú de la gestión Eliyahu Goldratt escribe en «The Haystack Syndrome»: «Dime cómo me mides y te diré cómo me comporto». Las métricas de los objetivos realmente son tan poderosas. Elige buenas, y pueden dar forma al camino que tu equipo toma para alcanzar el objetivo y mantener a todos en el rumbo correcto. Elige medidas difusas o incompletas, y tu equipo podría centrar inadvertidamente la energía en el lugar equivocado o incluso en el resultado equivocado.

Para muchos objetivos, el truco para elegir buenas métricas es seleccionar aquellas que aborden tanto la calidad como la cantidad. Haz una lluvia de ideas de posibles métricas con tu equipo: Por ejemplo, si tu equipo está rediseñando un sitio web durante tres meses, ¿cómo abordarías este objetivo orientado a plazos con un enfoque coincidente en la calidad? Tal vez el equipo decida que el tiempo que los usuarios pasan en el sitio es el mejor indicador de un diseño atractivo y apunta a un aumento del 10 por ciento en la próxima ronda de pruebas beta.

Incluso con una simple cuota, a veces puedes determinar medidas adicionales de calidad. Si el objetivo trimestral de ventas de tu equipo es de $400,000, ¿hay una diferencia entre una venta de alta calidad y una de baja calidad por $400,000? Podrías considerar si es posible agregar una medida que indique si una nueva cuenta parece prometedora para la expansión y/o renovación.

7. Establece un rango de dificultades para tus objetivos que deje al equipo desafiado pero capaz de lograrlos.

Determinar cuán difíciles deben ser los objetivos es, bueno, difícil. Sin embargo, es fundamental calibrar cuidadosamente para que los objetivos desafíen a tu equipo sin abrumarlos o desmoralizarlos por completo.

Pregúntate: ¿Está mi equipo listo para asumir esto? Para responder a esto, deberás considerar una variedad de factores como las cargas de trabajo, los cambios en la composición del equipo y especialmente cómo tu equipo ha manejado objetivos similares en el pasado. Con objetivos particularmente difíciles o nuevos, también podrías preguntarle a tu equipo, ya sea en grupo o individualmente:

• «¿Sientes que necesitaríamos suerte para alcanzar este objetivo? ¿Por qué?» Está bien si las personas piensan que se necesita un poco de suerte para un objetivo, esto podría agregar emoción. Pero cuando el escepticismo supera la emoción, es más probable que tu equipo se desmotive por el objetivo después de algunos contratiempos.
• «¿Sientes que estás preparado para hacer esto? Si no es así, ¿qué se necesitaría para que te sientas más cómodo?» El equipo en su conjunto debería sentir que tiene lo que se necesita, o al menos puede llenar razonablemente los vacíos, para cumplir el objetivo.

A lo largo de tu conjunto de objetivos, intenta tener varios que sean más alcanzables, con tal vez un objetivo especialmente difícil como «objetivo de alcance». Los objetivos de alcance pueden tener una alta tasa de fracaso y ser desmoralizantes, pero también pueden permitir la innovación, impulsando a los miembros del equipo a cambiar su forma de pensar o proceso para alcanzar nuevas alturas. Y aunque no alcancen el objetivo final, es posible que aún tengan un mejor rendimiento que si hubieras seguido con un objetivo de status quo.

8. Expresa los objetivos del equipo con un lenguaje simple y específico.

Quieres que tus «objetivos finales» —los que están escritos en tu pizarra blanca o en el tablero de tu equipo— sean lo suficientemente simples para que las personas en toda la empresa puedan recordarlos y repetirlos fácilmente, pero lo suficientemente específicos para que las personas no malinterpreten lo que realmente estás tratando de hacer. Debe incluir el área que estás tratando de cambiar, un cronograma y probablemente una métrica.

Por ejemplo, para un equipo de marketing:

• «Generar un aumento del 20 por ciento en los clientes potenciales de ventas este trimestre.»

Este no es el lugar para describir todo tu enfoque para un objetivo, aunque es posible que ya hayas determinado con tu equipo que la mejor y más rentable manera de generar más clientes potenciales de ventas es patrocinar una gran conferencia de la industria. En cambio, esta redacción se convertirá en una abreviatura para que las personas hablen sobre los objetivos, tanto dentro de tu equipo como más allá.