Comprometerse a tener reuniones 1-a-1 regulares con cada uno de tus colaboradores directos es el primer paso. Pero no es suficiente. Gestionar estas reuniones críticas de manera efectiva es igualmente importante si deseas tener un equipo de personas productivas y positivas. Aquí te mostramos cómo hacerlo:

1. Programa reuniones 1-a-1 regulares para los próximos seis meses o más

Por lo general, un ritmo semanal es lo mejor, pero en ciertas situaciones en las que un colaborador directo necesita apoyo adicional, es posible que necesites aumentar a dos por semana. Y si tu equipo es demasiado grande o tienes otras razones por las cuales no es realista realizar reuniones 1-a-1 todas las semanas, no dejes que eso sea una excusa para no hacerlas. En su lugar, encuentra una frecuencia que funcione para ti y tu equipo; las reuniones quincenales o mensuales son mucho mejores que no tener ninguna.

Programar con anticipación asegura que ambos siempre tendrán tiempo en sus calendarios. Conviértelo en un hábito «debes hacer».

2. Bloquea al menos 30 minutos

Muchos gerentes prefieren una hora. Treinta minutos apenas son suficientes para completar una conversación profunda y abordar temas de desarrollo profesional.

3. Nunca las canceles

Si lo haces, estarás comunicando tanto a tu colaborador directo como al resto del equipo que no son importantes para ti. Si surge algo urgente, reprograma la reunión 1-a-1 para otro momento ese mismo día.

4. Realiza las reuniones 1-a-1 en un entorno cómodo

No las realices en público, ya que esto podría dificultar la disposición de las personas para discutir temas sensibles o emocionales. Por lo general, una oficina o una pequeña sala de reuniones con puerta cerrada es apropiada.

5. Pide a tu colaborador directo que traiga una lista de temas para discutir

Permite que tu colaborador directo dirija la agenda, mientras reserva 10 minutos al final para hablar sobre el desarrollo profesional de la persona. Está bien que tú también tengas un tema que quieras discutir o retroalimentación que quieras dar, pero mantén el enfoque principal de la reunión en la otra persona.

6. Comienza la reunión preguntando cómo se siente la persona

¿Tu colaborador directo está preocupado? ¿Inquieto? ¿Feliz? Muchos gerentes comienzan simplemente preguntando: «¿Cómo estás?» Otros hacen seguimiento de los detalles que han aprendido sobre la vida fuera del trabajo de sus colaboradores directos (por ejemplo, «¿Cómo fue tu viaje a Nueva York el fin de semana pasado?»). Esto comunica que consideras a los miembros de tu equipo como seres humanos, no sólo como trabajadores, y que te importa lo suficiente como para recordar cosas que han mencionado antes. Mostrar que te importa es una de las formas más simples pero efectivas de motivar a los empleados.

7. Saca a relucir los problemas

Esto es especialmente importante para los miembros introvertidos o más callados del equipo. Haz preguntas abiertas y no temas esperar durante silencios incómodos. Algunas personas comenzarán a hablar una vez que se den cuenta de que no vas a llenar el vacío. También puedes intentar reformular la misma pregunta de varias maneras, o usar preguntas de seguimiento para respuestas breves (por ejemplo, «¿Podrías ampliar eso?»). Sin embargo, ten cuidado de no parecer que estás interrogando a la persona. Un tono cálido y alentador, junto con un lenguaje corporal positivo, ayudarán.

Aquí hay algunas indicaciones que podrían ayudar a iniciar la conversación:

• «Háblame de algunos de los desafíos que has enfrentado esta semana.»
• «¿Dónde podrías necesitar más apoyo en tu trabajo?»
• «¿En qué estás más preocupado?»
• «¿Cuál es tu problema número uno en este momento? ¿Por qué?»
• «¿Cuál es la oportunidad más grande que estamos pasando por alto?»
• «¿Qué no estamos haciendo que deberíamos estar haciendo?»
• «¿Te sientes feliz trabajando aquí?»
• «¿Qué sugerencias tienes?»
• «¿Qué aprendiste la semana pasada?»

8. Brinda orientación

Una vez que hayas identificado un problema, utiliza los pasos en «Cómo orientar a alguien» para ayudar a la persona a encontrar una solución en lugar de resolver el problema tú mismo. Harás una serie de preguntas para ayudarles a establecer un objetivo y trazar los pasos para lograrlo. No solo tu colaborador directo terminará con los próximos pasos a seguir, sino que a través de tu orientación, la persona aprenderá a resolver problemas de manera más autónoma.

9. Pide retroalimentación

Cada pocas reuniones 1-a-1, pide retroalimentación directa sobre ti como gerente. Esto te ayudará a mejorar tu relación con los miembros de tu equipo, así como tus habilidades como líder. Por lo general, es mejor dar tiempo a la persona para que se prepare, especialmente dadas las dinámicas de poder en las relaciones gerente-empleado.

«Estoy buscando formas de mejorar mis habilidades y podría usar tu ayuda. ¿La próxima semana, estarías dispuesto a compartir comentarios sobre una o dos cosas que podría hacer mejor como tu gerente?»

10. Brinda retroalimentación

Una reunión 1-a-1 puede ser un buen momento para brindar retroalimentación útil y reforzante o redirigir si no domina la reunión y resta importancia a otras discusiones. De lo contrario, podría ser mejor brindar la retroalimentación por separado. En ambos casos, utiliza el modelo estándar de retroalimentación describiendo el comportamiento específico y su impacto, escuchando cuidadosamente la respuesta, trabajando hacia expectativas compartidas y creando un plan para llegar allí.

11. Habla sobre el desarrollo profesional

Dedica 10 minutos en cada reunión 1-a-1 para hablar sobre el desarrollo profesional. Pide a tu colaborador directo que evalúe la semana anterior. ¿Qué funcionó? ¿Qué no funcionó? También ayuda a tu miembro del equipo a elegir una habilidad o tema en el que centrarse durante la próxima semana, junto con las actividades que puede realizar para mejorar. Al menos una vez al mes, habla sobre metas de desarrollo a largo plazo. Aquí tienes algunas preguntas que puedes probar:

• «¿Cómo funcionaron las ideas de desarrollo que hablamos la última vez?»
• «¿En qué áreas de desarrollo te gustaría trabajar esta próxima semana?»
• «¿Has pensado más en tus metas a largo plazo?»
• «¿Qué pasos crees que podrías tomar para alcanzar las metas que has mencionado?»
• «¿Cómo está afectando o beneficiando tu trabajo reciente a tu desarrollo profesional?»

12. Toma notas y realiza seguimiento

Las reuniones 1-a-1 rara vez son efectivas si no haces seguimiento de los temas, metas y acciones que discuten. Redacta un resumen rápido de lo que se discutió y acordó durante tu reunión 1-a-1 y envíalo por correo electrónico. Y siempre realiza un seguimiento de los compromisos que hagas. Tu equipo estará observando para ver si cumples con tu palabra.