La Matriz de Tiempo de FranklinCovey (en la imagen) puede ayudarte a visualizar cómo estás utilizando tu tiempo y abrir tus ojos a cómo necesitas cambiar si quieres hacer más trabajo importante.

Entonces, ¿cómo se clasifica tu carga de trabajo actual en los ejes de «importante» y «urgente»? A medida que asignas tareas comunes a los cuadrantes de la Matriz de Tiempo, considera:

• ¿En qué deberías invertir más tiempo en el Cuadrante 2? Es fácil centrarse en el Cuadrante 1 y posponer tareas en el Cuadrante 2, pero invertir más tiempo en el Cuadrante 2 te hará más efectivo y te ayudará a lograr los resultados que deseas.
• ¿Qué problemas en el Cuadrante 1 podrías haber evitado con una mejor planificación o comunicación (es decir, más tiempo dedicado inicialmente en el Cuadrante 2)? Supongamos que un colaborador directo te muestra un borrador de un informe que debe presentarse pronto al equipo ejecutivo, y está completamente fuera de curso. Pasarás los próximos dos días (y noches) ayudándolo a solucionarlo. Pero, ¿qué pasa si hubieras establecido expectativas más claras desde el principio y hubieras dado retroalimentación regular en más puntos del proceso?
• ¿Qué podrías reducir o eliminar de los Cuadrantes 3 y 4? Esto puede significar decir no a ciertos tipos de solicitudes, agrupar tareas pequeñas para reducir las interrupciones o trabajar en romper hábitos de pérdida de tiempo. Si has relegado tareas requeridas pero a menudo criticadas como reuniones semanales o revisiones de desempeño a estos cuadrantes, ¿cómo podrías cambiarlas para que se ubiquen claramente en el Cuadrante 2 y alcancen su potencial?

Algunas tareas no encajan fácilmente en los cuadrantes y, a veces, es difícil decir de antemano dónde pertenecen (por ejemplo, puedes asumir que una reunión es importante y descubrir a mitad de camino que no necesitabas estar allí). Aun así, tener en cuenta la Matriz de Tiempo puede ayudarte a tomar mejores decisiones sobre dónde invertir tu tiempo.

3. Haz que el bienestar y el desarrollo de tu equipo sean una de tus principales prioridades

Para los gerentes, ser productivo es más que simplemente hacer las cosas por tí mismo. Una gran parte es ayudar a los miembros de tu equipo a aprender, crecer y alcanzar su potencial, las cosas que les permitirán hacer un trabajo de calidad, ampliar sus capacidades, mantenerlos emocionados por venir a trabajar y no dejarlos sentir que están atrapados en una agotadora cinta de tareas.

Claro, hay cierta cantidad de trabajo de rutina que debe hacerse. Pero asegúrate de que no estás delegando con el único enfoque de marcar tareas y cumplir fechas y números. Ten en cuenta los intereses de las personas y las metas de crecimiento profesional. 

Por supuesto, necesitarás saber cuáles son los objetivos de desarrollo de tus colaboradores directos. Pregúntales en tus reuniones individuales regulares, y si no tienen ninguno, trabaja con ellos para determinar algunos. 

4. No descuides priorizarte a ti mismo

Con demasiada frecuencia, los gerentes ponen su propio bienestar y desarrollo en el último lugar de su lista de tareas pendientes. Hay muchas razones para ello. Algunos creen que es noble poner las necesidades de su equipo u organización antes que las suyas. O tal vez no quieren parecer perezosos, así que sacrifican bloquear tiempo para almorzar con un amigo, ir al gimnasio o aprender una nueva habilidad.

Si constantemente dedicas energía a tu trabajo sin reponerla, terminarás agotado y serás menos efectivo. En su lugar, habla con tu jefe sobre un objetivo de aprendizaje en tu próxima reunión individual y realiza esta autoevaluación para ver cómo estás administrando tus principales fuentes de energía. 

5. Dedica tiempo regularmente a revisar y programar tus tres a cinco tareas más importantes (luego ajusta otras tareas alrededor de esas)

Puede parecer contradictorio gastar más tiempo en planificar y programar si ya estás tan ocupado que ni siquiera puedes completar tu trabajo más importante. Pero la investigación sugiere que si se planifica y programa lo importante, es mucho más probable que se haga. Prueba este proceso:

• 30 minutos una vez por semana: identifica las tres a cinco cosas más importantes que puedes hacer en la próxima semana para ser efectivo. Considera tus metas, lo que podría preparar a tu equipo o a tu jefe para el éxito y actividades personales importantes como el ejercicio. Programa estas prioridades en tu calendario para la próxima semana.
• 10 minutos cada día: revisa tu progreso y ajusta tu calendario según sea necesario. Incluso con tus mejores intenciones, es posible que te distraigas con emergencias que no estaban en tu lista, o tal vez una tarea importante te lleve más tiempo del previsto. Aquí tienes la oportunidad de reafirmar tu compromiso y programar más tiempo para lo importante.

Una vez que hayas programado tiempo para las tareas clave, puedes llenar el resto de tu calendario con reuniones de actualización, solicitudes únicas, respuestas a correos electrónicos y otras tareas. O para las tareas que son importantes y urgentes pero que no figuran en tu lista de las cinco principales, puedes decidir ajustar tu inversión en ellas dándoles un trato «suficientemente bueno» y guardar tu mejor esfuerzo para las prioridades más altas.

6. Habla sobre tus principales prioridades con los demás

Varias cosas maravillosas pueden suceder cuando compartes tus prioridades: una mejor alineación de objetivos con los colegas, una mayor responsabilidad por tu trabajo más importante (lo has dicho en voz alta, así que mejor que lo cumplas) y otros que adoptan un enfoque similar.

• Tu jefe: incluso si sabes lo que es importante para tu jefe, vale la pena verificarlo con frecuencia para asegurarte de que estén sincronizados. Intenta enviar una actualización semanal de tus principales prioridades, para que él o ella estén informados. Y cada vez que tu jefe te asigne una nueva tarea, aclara dónde debe ubicarse en tu lista de prioridades para que te mantengas en el camino y para que tu jefe comprenda mejor todo lo que estás manejando. Por ejemplo: «Quiero asegurarme de que estoy priorizando correctamente. ¿Cuándo se necesita hacer esto? También tengo esos otros dos proyectos importantes en mi plato y es posible que deba ajustar las fechas límite si hago esto primero».
• Tus compañeros: no querrás hacer de un proyecto una máxima prioridad para ti o tu equipo, solo para descubrir que otro equipo en el que confiarás para una parte crítica tiene planes de enfocarse en otro lugar. Al compartir tus prioridades, pregunta a tus compañeros sobre las suyas también, puedes descubrir nuevas ideas para objetivos después de obtener más contexto de alto nivel sobre las prioridades entre equipos.
• Tu equipo: asegúrate de que todos comprendan las principales prioridades de tu equipo. Luego, libéralos para que se enfoquen en esas cosas planificando adecuadamente (lo que te ayudará a evitar crisis), evitando que hagan trabajo no importante y alentándolos a cuestionarte a ti y a los demás acerca de las tareas que podrían distraerse de lo importante: ¿Cuándo realmente necesita hacerse esto? ¿Cómo nos ayudará a avanzar en nuestras principales metas de equipo? ¿Es realmente lo mejor en lo que debemos enfocarnos en este momento?

7. Desarrolla formas de decir no a solicitudes que no son una buena inversión de tu tiempo

Si eres una persona servicial por naturaleza (muchos gerentes lo son), es posible que te resulte difícil resistir la súplica de un colega en busca de ayuda. Después de todo, si dices que sí, la persona estará feliz. Habrás construido buena voluntad. Te sentirás relevante e involucrado. Pero si dices que sí con demasiada frecuencia, perderás el control de tu propio tiempo y efectividad.

Hay muchas formas de decir que no sin parecer un antipático. Por ejemplo:

• En un tono positivo, agradece a la persona por preguntar. «Gracias por preguntar, suena como un proyecto importante» señala respeto y suaviza el impacto del no que seguirá.
• Explica el impacto que tendría la solicitud en ti o en tu equipo. «Tenemos un gran lanzamiento el próximo jueves, y esto nos haría perder nuestra fecha límite por varios días». A menudo, quienes hacen las solicitudes no se dan cuenta de los compromisos que se requerirían para hacer lo que están pidiendo.
• Proporciona otra solución si es posible. Entonces, no tienes tiempo para cumplir con la solicitud, ¿pero tienes una conexión que podría hacerlo? ¿O sería una buena tarea para uno de tus colaboradores directos, con un poco de orientación tuya? Tus ideas pueden ser igual de valiosas.
• Cuando te sientas tentado a decir que sí, pide tiempo para pensarlo. Un simple «¿Podría volver a ti esta tarde?» podría salvarte de un sí apresurado cuando te hayan tomado por sorpresa.

8. Experimenta con tácticas de productividad para ayudarte a trabajar de manera más eficiente

No hay una mejor táctica que funcione para todos. Intenta experimentar en un área donde sientas más dolor.

• Procrastinación. Comprométete a hacer solo dos minutos de una tarea que estás posponiendo, la investigación sugiere que comenzar es la parte más difícil. ¿Todavía no te sientes como si lo hicieras? Prueba la procrastinación estructurada, una técnica para cambiar tu energía y completar otras tareas importantes.
• Reuniones innecesarias/largas. Comienza con una auditoría de reuniones para eliminar las innecesarias. Programa bloques de tiempo de trabajo en tu calendario (ver punto 5) para evitar que otros reserven todas las horas de tu día. Y haz tus reuniones más eficientes con buenas agendas y expectativas previas al trabajo para los asistentes.
• Gestionar correos electrónicos. ¿Pasas demasiado tiempo revisando? Intenta elegir un día de esta semana para revisar el correo electrónico solo tres veces. ¿Pasas demasiado tiempo escribiendo? Apunta a correos electrónicos más cortos, resumiendo el propósito en la línea de asunto y estructurando tus puntos principales en forma de lista. 
• Horas tardías/largas. El trabajo tiende a llenar tanto tiempo como le das. Intenta establecer un horario de finalización específico para tu día de trabajo y luego planifica tu día hacia atrás desde allí. Puede que descubras que eres igual de productivo en menos horas. O, si el problema es más que sientes la presión de estar disponible en todo momento, intenta establecer un límite entre el trabajo y la vida personal que expliques a tus colegas: «Irina, para administrarme mejor, ya no respondo correos electrónicos por las noches. Si me envías algo, responderé por la mañana». La investigación encuentra que las personas a menudo caen en la trampa de trabajar más horas no porque lo deseen o porque les haga más productivas, sino porque no quieren ser vistos como perezosos por sus compañeros y jefes.
• Demasiadas interrupciones. Establece horarios de oficina para tu equipo, para que puedan reservar preguntas que no sean urgentes para esos bloques de tiempo. O tal vez, como en el video de abajo, podrías encontrar un lugar menos distractor que la oficina para trabajar durante unas horas a la semana.

Asegúrate de informar a tu equipo sobre cómo estás experimentando, para que conozcan tu disponibilidad y puedan ofrecer comentarios sobre cómo afectan tus nuevos métodos a su flujo de trabajo.

9. Evalúa con frecuencia tu sistema de gestión del tiempo

Cada vez que tu organización cambia o tu equipo completa un proyecto importante, es casi seguro que tus prioridades, lo que es importante y lo que es urgente, también deban cambiar. Utiliza los pasos anteriores para recalibrar lo que es importante ahora y lo que no es importante a partir de ahora.