Los delegadores expertos van mucho más allá de decir «haz esto» y «haz aquello». Sigue estos pasos para asegurarte de que tus informes directos respondan de manera efectiva una vez que les encomiendes una tarea.

1. Define la tarea

Si no comprendes completamente una tarea, no podrás delegarla correctamente. Analiza los objetivos y plazos de la tarea, las habilidades necesarias para completarla, cuánto tiempo podría llevar y qué criterios determinan el éxito.

2. Decide si la tarea debe ser delegada

En general, intenta delegar tanto como sea posible. Sin embargo, algunas tareas clave de gestión nunca deben delegarse, como la contratación, el despido y las revisiones de rendimiento. Tampoco debes delegar una tarea si tu jefe o un colega esperan que tú mismo la manejes por alguna razón. Por último, no puedes delegar una tarea si requiere tus habilidades únicas, conocimientos o autoridad, a menos que puedas capacitar a otra persona para desarrollar esas habilidades o conocimientos mientras completa la tarea.

3. Selecciona a quién delegar la tarea

Para cada miembro de tu equipo, pregúntate:

– ¿Tienen tiempo? ¿Sacrificarán otras obligaciones?

– ¿Estarán interesados y motivados por la tarea?

– ¿Harán un buen trabajo? ¿Tienen las habilidades necesarias? ¿Cuánta orientación sería necesaria?

– ¿Son confiables? ¿Puedo permitirme un retraso?

– ¿Se beneficiarán al trabajar en esta tarea, ya sea aprendiendo una nueva habilidad, mejorando una antigua o ganando reconocimiento de alguna manera?

– ¿Trabajarán bien con las demás partes interesadas?

– ¿Existe alguna posibilidad de que asignar esta tarea a este informe directo o ignorar a otros para hacerlo sea percibido como injusto por el equipo?

Con un poco de suerte, al menos uno de tus miembros del equipo cumplirá con la mayoría de los criterios. Si nadie lo hace, intenta elaborar una lista de otras personas dentro o fuera de tu organización que podrían ayudarte. Hazte las mismas preguntas sobre ellos. Si aún no encuentras a nadie, es probable que tengas que hacer la tarea tú mismo.

4. Presenta la tarea y obtén un acuerdo inicial

Si bien es posible que puedas pedir voluntarios o hacer una encuesta en una reunión, lo más probable es que le pidas a alguien que realice la tarea directamente.

Intenta presentar el trabajo de una manera que atraiga a la persona. ¿Qué motiva a la persona? Asegúrate también de hablar sobre cómo encaja la tarea en el panorama general y por qué es importante.

«Elena, durante nuestra última reunión de desarrollo mencionaste que te gustaría mejorar tus habilidades interpersonales. Creo que tengo la oportunidad perfecta para ti. La firma de marketing que contratamos la semana pasada enviará a uno de sus representantes para llevar a cabo una revisión de productos. Es muy importante que tengan la impresión correcta, ya que nombrarán cada uno de nuestros productos en función de lo que aprendan. Me gustaría que fueras su principal punto de contacto y los ayudaras a familiarizarse con la empresa. Confío en que harás un excelente trabajo, y esta asignación te dará la oportunidad de probar algunas de las técnicas interpersonales que discutimos. ¿Estás interesada?»

Si la persona se niega, pregunta por qué. Es posible que puedan trabajar juntos para encontrar una buena solución.

5. Comunica los detalles

Esquematiza los elementos clave de la tarea para poder comunicar claramente tus expectativas a la persona. Utiliza nuestro esquema de tarea de delegación para documentar detalles, incluidos:

• Contexto adicional. «Aquí está cómo encaja la tarea en el panorama general …» Comprender la imagen completa ayudará al destinatario a tomar mejores decisiones y compromisos mientras completa la tarea.
• Fecha límite. «Me gustaría que esté completo para el próximo miércoles al mediodía, pero si eso no funciona, el último momento en que podría aceptar el trabajo es el jueves a las 10 a.m.» Dar cierta flexibilidad ayuda al destinatario a planificar su trabajo con mayor facilidad.
• Prioridad relativa. «La importancia de esta tarea en relación con las otras cosas que te he pedido que hagas es muy alta. Si la situación apremia, puedes retrasar el proyecto financiero.»
• Alcance. «Me gustaría que hagas un trabajo completo y te tomes un poco más de tiempo en lugar de hacer una versión rápida y sucia.»
• Formato. «Me gustaría que me envíes tus conclusiones por correo electrónico en un documento de Word de una página.»
• Recursos disponibles y autoridad. «Te asigno un presupuesto de $2,000 para completar la tarea. Puedes gastarlo como quieras y no necesitas consultarme primero. Además, Meghan en marketing trabajó en un proyecto similar el año pasado, así que podrías consultar con ella para obtener sugerencias.»
• Resultado esperado. «Para que esta tarea se considere exitosa, estoy buscando …» Puede ser útil mostrar ejemplos de trabajos similares ya completados. Cuanto más claro puedas ser sobre el resultado esperado, más probable es que la persona lo logre.
• Puntos de control de seguimiento y programación. «¿Podemos programar una reunión a mitad de camino para que puedas actualizarme y asegurarnos de que estamos en el camino correcto?»
• Comprensión. «¿Tienes alguna pregunta sobre la tarea? Solo para asegurarnos de que estamos en la misma página, ¿puedes resumir la tarea en tus propias palabras?»
• Inquietudes y solicitudes. «¿Tienes alguna preocupación sobre la tarea? ¿O alguna solicitud? ¿Cómo puedo ayudar?»
• Tus preferencias de comunicación. «Infórmame de inmediato por correo electrónico o teléfono cuando tengas preguntas o problemas. No dudes en ponerte en contacto. Estoy aquí para ayudar.»

6. Obtén un acuerdo claro sobre los entregables

Apunta a una confirmación verbal clara de los entregables y el cronograma acordados. «¿Puedo contar contigo para completar todas las compras y recibir la entrega del equipo antes del 2 de junio a las 4 p.m.?»

7. Supervisa sin microgestionar

Mantente al tanto del progreso de la tarea a través de actualizaciones o herramientas de colaboración, pero evita involucrarte innecesariamente. Los errores pueden ser oportunidades de aprendizaje.

8. Brinda capacitación y retroalimentación si es necesario

Ofrece asistencia si tu equipo necesita apoyo adicional, como capacitación o orientación. Si una tarea se sale de curso, proporciona retroalimentación o haz preguntas abiertas para guiarlos.

9. Realiza una evaluación posterior a la delegación

Una vez que se complete la tarea, evalúa el proceso con tu miembro del equipo. Anímalos a compartir sus opiniones sobre cómo fue el trabajo, qué harían de manera diferente y cómo podrías haberlos apoyado mejor durante el proceso.

Siguiendo estos pasos, puedes delegar de manera efectiva, empoderar a tu equipo y asegurar resultados exitosos.