Muchas decisiones estratégicas dependen de conocer la carga de trabajo de tu equipo: ¿tienen un volumen de trabajo que los mantiene productivos y comprometidos, pero no tanto que tengas casos de agotamiento y rotación del equipo? ¿Necesitas hacer campaña para agregar un miembro del equipo o abandonar un proyecto?

Simplemente preguntar a tus colaboradores cómo pasan sus días puede llevarte en la dirección equivocada. La mayoría de las personas no registran lo que hacen hora por hora y no quieres seguirlos todo el día para averiguarlo. En su lugar, prueba estos consejos.

1 Considera implementar un sistema de actualización de estado del equipo para darle más transparencia en el futuro

Antes de lanzarte a un análisis completo de cómo tu equipo pasa su tiempo, vale la pena considerar por qué aún no tienes un control sobre esto. ¿Recibes actualizaciones de estado consistentes, informativas y regulares para ayudarte a comprender lo que se está haciendo (y lo que no)? Si no es así, considera iniciar un sistema de actualización. Podrías configurar un panel en línea que permita al equipo realizar un seguimiento público de los objetivos, tener actualizaciones semanales (o diarias) por correo electrónico o en canales internos, programar reuniones regulares en las que todos compartan obstáculos y progreso, o algún otro sistema.

2 Sé claro acerca de por qué estás interesado en aprender más sobre la carga de trabajo de tu equipo

Muchos colaboradores enfrentados con un gerente que cuestiona dónde va su tiempo naturalmente se inclinarán hacia el pensamiento del peor escenario: «No confía en nosotros» o «Debe estar buscando reducir horas». Además, las personas tienden a cambiar su comportamiento cuando son examinadas, lo que podría hacer que tus hallazgos sean inexactos.

Para aliviar los temores de los colaboradores y animarlos a actuar como lo harían normalmente, explica a tu equipo lo que esperas descubrir y por qué.

Ejemplos:

• «Nos están pidiendo que asumamos dos proyectos adicionales el próximo año, y se acerca la planificación presupuestaria. Me gustaría tener una idea clara de cómo todos pasan su tiempo para decidir si podemos manejar el trabajo adicional sin sacrificar la calidad o si necesito pedir más recursos».
• «Me gustaría que todos se sientan comprometidos y desafiados por nuestro trabajo, no como si estuvieran haciendo lo mismo una y otra vez. Me gustaría tener una idea de cómo todos pasan su tiempo para determinar si deberíamos esforzarnos por asumir nuevos proyectos».

Y termina tranquilizándolos sobre lo que no estás tratando de hacer, por ejemplo, esto no se trata de criticar a las personas que pasan demasiado o poco tiempo en una tarea en particular.

3 Pide a tus colaboradores que rastreen su tiempo durante un corto período 

¿Recuerdas cuánto tiempo dedicaste al correo electrónico la semana pasada? Nadie es muy bueno para recordar con precisión detalles como ese.

En lugar de eso, pídele a su equipo que rastree su tiempo durante un período lo suficientemente largo como para darle una muestra representativa, pero no tan largo como para ser una carga. Intenta pedir una semana en la que tus colaboradores establezcan una alarma o recordatorio en el calendario para detenerse dos veces al día y registrar cómo pasaron su tiempo. Para un enfoque más detallado (y preciso), podrías sugerir establecer muchas alarmas al día o utilizar una aplicación de seguimiento de tiempo.

También puedes sugerir que ver dónde va su tiempo podría ayudarles con su propia gestión del tiempo y priorización, por ejemplo, darse cuenta de la necesidad de programar más tiempo entre reuniones o de pasar menos tiempo en correos electrónicos.

Precaución: el monitoreo de los empleados con software de seguimiento de tiempo o siguiéndoles de cerca puede ser un área legal gris, especialmente si es no consensual, intrusivo y / o apunta a empleados en una clase protegida. Consulta con tu departamento de recursos humanos antes de utilizar cualquier sistema de monitoreo.

Pide a tus colaboradores que agreguen su nivel de esfuerzo y nivel de interés a los resultados del seguimiento del tiempo.

4 No todas las horas son iguales

Una hora con las palmas sudorosas para redactar un informe de emergencia para el cliente es mucho más agotadora (y potencialmente atractiva) que una hora dedicada a compilar notas de una reunión de equipo. Para que puedas tomar buenas decisiones sobre qué, en caso de que sea necesario, cambiar sobre la carga de trabajo actual de tu equipo necesitarás saber más sobre cada hora. 

Por ejemplo:

Esfuerzo

Intenta pedir a los miembros del equipo que califiquen la dificultad de cada tarea (con 1 siendo poco esfuerzo y 5 el mayor esfuerzo) o que enumeren cuáles encuentran más difíciles y más fáciles. 

Interés y satisfacción

Ya deberías tener una idea de qué trabajo les gusta y no les gusta a tu equipo a partir de tus conversaciones regulares (si no, comienza a hacer preguntas sobre el compromiso en sus reuniones individuales). Sin embargo, sería útil verlo en este contexto horario. Pide a los miembros del equipo que califiquen cuánto les interesa cada tarea (con 1 siendo aburrido y 5 emocionante) o que enumere cuáles encuentran más y menos satisfactorias.

Si ves grandes discrepancias de tiempo y esfuerzo entre personas que realizan tareas similares, considera comparar cómo están haciendo las cosas, especialmente antes de saltar a la conclusión de que una persona es más capaz que otra. ¿Uno está tomando atajos (y sacrificando la calidad)? ¿O ha modificado el proceso del equipo para que lleve menos tiempo o entregue un mejor resultado? Podrías sugerir que un miembro del equipo comparta su proceso con un compañero o con todo el equipo.

5 Pregunta a tus colegas acerca de la carga de trabajo y la producción de sus equipos

Comparar tu equipo con otros puede ser especialmente útil si ambos equipos realizan trabajos similares. Incluso si el trabajo de tu equipo es diferente, aún puedes aprender mucho de tus colegas. Por ejemplo, si un colega llevó a cabo una campaña exitosa para contratar un nuevo subordinado directo o protegió a su equipo de un proyecto adicional, ¿cómo midió la carga de trabajo y determinó lo que era necesario? ¿Y cómo presentó esa información de manera convincente? Algunas buenas preguntas a tus colegas podrían ser:

«¿Has medido dónde va el tiempo y el esfuerzo de tu equipo? ¿Cómo lo hiciste?»

Para una tarea que ambos equipos realizan: «¿Cuánto tiempo y esfuerzo dedica tu equipo a trabajar en X?»

«¿Qué señales indican que tu equipo está sobrecargado o subutilizado?»

«¿Qué ajustes de carga de trabajo has probado en el pasado (redistribuir roles, eliminar proyectos, agregar nuevos empleados o horas adicionales de contrato y / o cambiar procesos del equipo)? ¿Qué tan exitosos fueron estos intentos?»

6 Considera los planes futuros y la incertidumbre

¿Los ejecutivos están planeando un gran proyecto el próximo trimestre que hace que el seguimiento del tiempo de la semana pasada sea un indicador inútil? ¿Has considerado las vacaciones – qué sucede cuando un miembro clave del equipo se toma dos semanas libres? ¿Qué hay en tu horario: sesiones de estrategia o incorporación de un nuevo empleado – que puede hacer que tengas menos tiempo para capacitar a tus subordinados (y agregar tiempo a sus tareas)? ¿Qué proyecto está llevando a cabo otro equipo que podría requerir ayuda de tu equipo?

No podrás predecir todos los factores que consumen tiempo, pero puedes reducir parte de la incertidumbre preguntando a tu equipo, colegas y gerente qué carga de trabajo ven en el horizonte.

7 Categoriza las tareas de tu equipo por importancia y urgencia para determinar cómo ajustar las prioridades

Entonces, ¿cada miembro del equipo dedica un promedio de 1,3 horas por semana al teléfono con el equipo de control de calidad? ¿Y ahora qué? Incluso si estás seguro de que es demasiado, sugerirles que pasen menos tiempo haciendo eso no es un buen retorno de su inversión. Han dedicado mucho tiempo a realizar un seguimiento de sus tareas, por lo que decirles cómo ahorrar 10 minutos sería desmoralizante. En su lugar, agrupa las tareas a lo largo de una dimensión más amplia para que puedas sugerir cambios de gran alcance además de pequeños. Por ejemplo:

Tareas que son importantes y urgentes. 

Trabajar hacia una fecha límite ajustada, manejar una crisis repentina, son cosas que tu equipo tiene que hacer. Pero a veces puedes ayudar a que sean más eficientes. Por ejemplo, si un subordinado directo veterano recibe regularmente preguntas sobre cómo operar una nueva máquina, podría valer la pena crear una guía de capacitación en máquinas.

Tareas importantes pero no urgentes

Planificar nuevos objetivos, mejorar los procesos del equipo, incluso este proyecto de evaluar cómo pasa el tiempo tu equipo, bien hechas, estas tareas pueden ahorrarte mucho tiempo a largo plazo e incluso prevenir algunas crisis. Cuanto más tiempo tú y tu equipo dediquen a estas tareas, es más probable que se desempeñen mejor en el futuro.

Distracciones y desperdicios

Revisar compulsivamente el correo electrónico, compilar informes internos, leer artículos en línea, algunas de estas tareas son inevitables e incluso proporcionan un descanso mental del trabajo más demandante. Pero si descubres que algunos de tus subordinados pasan demasiado tiempo en esta categoría, investiga más para descubrir por qué. ¿Están utilizando distracciones para evitar tareas que no están motivados a completar o que encuentran demasiado desafiantes?

También puedes descubrir que tus subordinados tienen dificultades en la gestión del tiempo, en cuyo caso puedes ayudarles a desarrollar mejores hábitos.

8 Agrega o elimina una pequeña tarea para colaboradores individuales o para todo el equipo para evaluar su carga de trabajo

No importa cuán precisos sean los informes de tiempo de tu equipo, no sabrás automáticamente si las personas se beneficiarían de tener más o menos trabajo. Prueba un pequeño cambio en la carga de trabajo y observa cómo reaccionan las personas. Considera uno o ambos enfoques:

Agrega una tarea adicional pequeña

Idealmente, la tarea debería llevar una hora o así durante una semana y ser lo suficientemente grande como para ser significativa, pero no tan grande como para obligar a las personas a abandonar otras responsabilidades. Si no se te ocurre nada que sea mínimamente disruptivo, ¿podrías delegar una tarea que normalmente haces? Pregúntales después qué hicieron para hacer tiempo para el trabajo adicional y evalúa cuidadosamente sus reacciones. Si la tarea adicional no fue un gran problema, pueden tener capacidad para más. Si parecen frustrados, trabajaron largos días o recortaron en otras tareas para hacerlo, entonces quizás no estén listos para asumir más.

Elimina una tarea pequeña

Tal vez cancelas una reunión habitual o das al equipo una semana libre para completar el panel del equipo. Luego pregunta a tus subordinados: «¿Qué hiciste con el tiempo extra? ¿Las cosas funcionaron más fluidas esa semana?» Sus respuestas pueden decirte si vale la pena ajustar los procesos de tu equipo para darles la capacidad extra o si el tiempo ahorrado se desperdició (y el equipo podría manejar más trabajo).

9 Actúa en lo que aprendas sobre la carga de trabajo de tu equipo

Comparte lo que has aprendido con tu equipo y comienza una conversación sobre qué hacer a continuación. Es probable que tus subordinados tengan opiniones y buenas ideas para ajustes después de realizar un seguimiento de su tiempo. Algunas opciones a considerar:

• Si el equipo (o un individuo) está actualmente subutilizado o aburrido: ten cuidado aquí. Tus colaboradores pueden ser capaces de asumir más trabajo, pero no deberías llenar sus horarios con cualquier cosa. En su lugar, habla con sus compañeros y su gerente para determinar dónde podría mejorar su departamento, tal vez tu equipo pueda liderar una nueva iniciativa de departamento. Además, apunta a que cada colaborador tenga una mezcla de tareas que se alineen con sus intereses y fortalezas. 
• Si el equipo (o un individuo) está actualmente abrumado: ¿Hay algo que puedes hacer para mantener el trabajo pero aliviar la carga, proporcionando más instrucción, entrenamiento y retroalimentación o redistribuyendo las tareas entre los miembros del equipo? Si la carga de trabajo actual es demasiado pesada, habla con tu gerente. Puede que necesites pedir una aclaración sobre las prioridades de tu jefe (y luego planificar el trabajo de su equipo en consecuencia) o ver si es posible agregar un nuevo empleado o más horas de trabajo de un contratista para ayudar.
• Si el equipo (o un individuo) está en su capacidad, pero no sobrecargado: házle saber al equipo que están haciendo un buen trabajo en su carga de trabajo, pero prepárate para manejar solicitudes futuras. Puede que necesites cambiar prioridades para acomodar nuevos trabajos o estar preparado para decir que no porque tu equipo no tiene tiempo, ¡lo que ahora sabe porque lo ha estudiado!