5 tácticas para evitar que tu estilo de comunicación socave tu confiabilidad

Incluso si haces todo lo correcto para ser digno de confianza —cumplir compromisos, ser honesto, entregar resultados—, tu estilo podría socavar tus esfuerzos. Podrías ser tan honesto que pareces abrasivo y lastimas los sentimientos de las personas. O tal vez divagas al presentar información, lo que hace que otros te vean como menos capaz.

Las siguientes tácticas de comunicación pueden ayudarte a desarrollar un estilo que aclare tus intenciones, muestre a los demás que los respetas y valoras sus contribuciones, y demuestre tu competencia.

1. Muestra que estás prestando atención e interesado en lo que otros tienen que decir

Dar a alguien tu plena atención es una de las mejores maneras de demostrar que valoras sus pensamientos y opiniones. Al buscar comprender completamente su perspectiva, comunicas que no estás simplemente tratando de imponer tu propia agenda.

En conversaciones:

• Elimina distracciones. Guarda tu teléfono, cierra tu computadora portátil, deja de lado tu bocadillo.
• Familiarízate con el silencio. Resistir la tentación de llenar el espacio vacío con tus palabras permite que la otra persona se exprese más profundamente o por completo. Durante una pausa en la conversación, intenta contar mentalmente hasta 10 antes de hablar.
• Anima no verbalmente a que digan más. Asiente y sonríe para indicar que quieres que continúen o amplíen sus pensamientos.
• Mantén el contacto visual. Hazlo al nivel de contacto visual adecuado para tu situación y cultura. Si estás en video, mira directamente a la cámara.
• Para frasea lo que han dicho. Antes de ofrecer tus propios pensamientos, confirma que entiendes lo que han compartido (por ejemplo, “Me parece que estás diciendo X. ¿Es correcto?”).
• Haz preguntas abiertas. Comienza tus preguntas con «Cómo», «Qué» o «Por qué». Cuando abordas una conversación con una mentalidad curiosa, las preguntas que haces (por ejemplo, “¿Cómo llegaste a esa conclusión?” y “¿Qué quieres decir con X?”) pueden ayudar a la otra persona a explorar sus ideas más a fondo y asegurar que comprendas su perspectiva.
• Construye una conexión humana. Pregunta sobre su vida fuera del trabajo para conectarte a un nivel más personal.

2. En lugar de reaccionar emocionalmente, responde con intención

Mantener la compostura indica que estás cómodo lidiando con la realidad, incluso cuando es difícil. Esto no significa que nunca expreses tus emociones, sino que no permites que te lleven a comportarte de una manera que lastime a los demás o parezca defensiva o poco confiable.

Para responder con intención en situaciones de alto estrés (como cuando das o recibes retroalimentación difícil, tienes un punto de vista contrario que plantear o respondes al comportamiento altamente emocional de otros):

• Respira profundamente. Las respiraciones profundas ralentizan tu ritmo cardíaco, te calman y reducen el estrés.
• Recuerda las buenas intenciones de los demás y las tuyas propias. Cuando alguien te da retroalimentación, agradécele explícitamente y acepta la retroalimentación como información que puede ayudarte a aprender y crecer, incluso si te incomoda. De manera similar, antes de dar retroalimentación difícil, enfócate en la razón por la que la estás ofreciendo, e incluso di, «Estoy compartiendo esto porque quiero ayudarte.»
• Pide tiempo para procesar tus emociones. Si tienes una reacción fuerte, podrías decir: «Esto es mucho que procesar. ¿Puedo tomarme un tiempo para trabajarlo antes de responder?»
• Reconoce y articula lo que sientes. No tienes que negar tus emociones, pero etiquetarlas puede evitar que dicten tu respuesta. Si estás frustrado, en lugar de estallar, podrías decir: «Estoy frustrado porque cometimos este error después de hablar específicamente sobre cómo evitarlo.»

3. Habla y escribe de manera concisa

Ser conciso muestra que respetas el tiempo de los demás e inspira confianza en que piensas con claridad y sabes lo que estás haciendo.

Al compartir tus pensamientos:

• Comienza con tu idea principal o recomendación en una sola frase corta. Si no sabes cuál es tu punto principal, descúbrelo antes de empezar a escribir o hablar. Pregúntate, ¿Qué quiero que mi audiencia sepa, haga o sienta cuando lean o escuchen esto?
• Usa señales verbales. Esto hace que tus ideas sean más fáciles de seguir (por ejemplo, “Tengo tres puntos clave de datos para compartir…” o “Nuestro primer paso podría ser…” o “Mi principal conclusión es…”). En la escritura, utiliza viñetas para resaltar tus ideas principales y hacerlas fáciles de escanear.

4. Di lo que necesita decirse en un lenguaje claro y directo

Puede ser tentador esconderse detrás de un lenguaje vago o jerga, especialmente al dar malas noticias. Construyes credibilidad cuando usas un lenguaje que es directo y honesto.

• Pobre: “No optimizamos nuestras capacidades de ventas el último trimestre.”
• Mejor: “Las ventas bajaron un 15% el último trimestre. Aquí está nuestro plan para revertir la situación.”

Y cuando estás equivocado o no sabes la respuesta, admítelo. De esa manera, demuestras que no eres perfecto y que no esperas que los demás lo sean.

5. Reconoce proactivamente tus debilidades de comunicación

Cuando te emocionas, ¿hablas tanto que tomas el control de la conversación? ¿Te han dicho que tu “cara de escuchar” parece enojada? Al reconocer estas tendencias desde el principio, puedes evitar que aquellos que no te conocen malinterpreten tus intenciones.

Por ejemplo, según tu debilidad de comunicación, en una primera reunión podrías decir:

•  “Tiendo a hablar mucho cuando me emociono. No quiero dominar la discusión, así que por favor háganme saber si estoy tomando demasiado tiempo levantando la mano.”
• “Me han dicho que mi ‘cara de escuchar’ parece enojada. No quiero dar esa impresión.”