Cada persona de tu organización es única y tiene un conjunto insustituible de dones, talentos, habilidades y pasiones que no se pueden encontrar en ningún otro lugar.
Demasiados líderes trabajan bajo el pernicioso paradigma de que las personas son intercambiables, que un trabajador es igual a otro, que pueden reemplazar fácilmente a una persona por otra. O, a menudo, sueltan el aburrido cliché de que “nuestra gente es nuestro activo más importante”.
Pero las personas no son activos. Un activo es algo que se posee: un ser humano no puede ser tratado como una máquina.
Con el soporte suficiente cualquier persona tiene prácticamente poder ilimitado
El viejo paradigma industrial de que un empleado es un engranaje intercambiable en la máquina es la razón principal por la que las personas no están comprometidas en el lugar de trabajo y se niegan a hacer un «esfuerzo adicional». Por eso el trabajo más importante que se debe hacer ahora es reemplazar ese paradigma por uno nuevo: que cada persona es singularmente poderosa y tu trabajo como líder es liberar ese poder.
El trabajo solía ser: hacer más con menos
Ahora el trabajo que hay que hacer es: Potencia y compromete a la gente para que consigan infinitamente más de lo que imaginabas
Ahora el trabajo que hay que hacer es: Potencia y compromete a la gente para que consigan infinitamente más de lo que imaginabas”
FranklinCovey ha sido el líder en gestión del tiempo durante muchos años. Hemos capacitado a más de 25 millones de personas y facilitado ese aprendizaje con nuestras famosas herramientas Franklin Planner. Pero los problemas de productividad actuales van mucho más allá de la simple gestión de unidades de tiempo. En la era del trabajador del conocimiento, tenemos desafíos específicos que pueden hacernos sentir incompletos y cansados al final del día.
Problema de productividad 1: estamos tomando más decisiones que nunca
Durante la era industrial, los trabajadores de una línea de montaje colocaban una pieza en una máquina cien veces al día. Tenían pocas opciones y aún menos decisiones que tomar.
Como trabajadores del conocimiento, ya no nos paramos en una línea de montaje haciendo tareas repetitivas. Comparativamente tenemos decisiones ilimitadas sobre en qué trabajar, cuándo y cómo: «¿Respondo este correo electrónico? ¿Acepto esta invitación a la reunión? ¿Trabajo en este proyecto o en ese?». Hacemos todo lo posible para manejar las decisiones a medida que surgen, pero las decisiones que debemos tomar son complejas y tienen un gran valor.
Uno de nuestros clientes nos dijo una vez que su área de ventas estaba desbordada con correos electrónicos, incendios que apagar y otras demandas. Cuando le preguntamos qué actividades eran las que más impulsaban las ventas, nos explicó que las demos de sus productos eran las que llevaban a la mejor tasa de cierre. Pero a pesar de que sus equipos eran plenamente conscientes de esto, estaban tan «ocupados» que no sentían que tuvieran tiempo para su máxima prioridad: realizar demos de producto.
Problema de productividad 2: Nuestra atención está bajo un ataque sin precedentes
Gracias a la tecnología, la explosión de información es casi incomprensiblemente enorme. A finales del siglo XX, la suma total de información producida desde los albores de la civilización era de unos doce exabytes. ¡Ahora producimos la misma cantidad de información cada cuatro días!
El hecho de que a nuestro cerebro le encante la novedad de esos dings y pings crea una adicción a la tecnología que no ayuda. De ahí la paradoja: la tecnología nos hace la vida más fácil, más eficaz y más eficiente, pero también nos distrae y nos sobrecarga.
Problema de productividad 3: sufrimos una crisis energética personal
Los problemas 1 y 2 nos están desgastando. Ya no trabajamos una jornada estándar de ocho horas. Nuestras mentes se agitan constantemente, tratando de tomar decisiones de alto valor, prácticamente las veinticuatro horas del día. La forma en que la mayoría de nosotros vivimos nuestras vidas hoy en día (estrés constante, mala alimentación y falta de ejercicio y sueño) conduce a lo que los científicos llaman “síndrome de agotamiento”. El resto de nosotros lo llamamos simplemente agotamiento. Y recompensamos esta situación casi convirtiéndola en una insignia de honor.
Algunos líderes se encogerán de hombros ante estos problemas y dirán: “Este es simplemente el mundo en el que vivimos. Afróntalo”. Pero los líderes altamente efectivos se dan cuenta de los costos. Equipan a su gente con mentalidades, conjuntos de habilidades y conjuntos de herramientas del siglo XXI que los ayudarán a sentirse muy realizados todos los días.
Los 5 pasos para liberar la productividad:
Paso 1
Actúa sobre lo importante, no reacciones a lo urgente
Acción: Haz una lista de tus tareas durante una semana normal
Dibuja cuatro cajas que se vean así y etiqueta las cajas como se indica.
Coloca cada actividad de tu lista de acciones en uno de los cuatro cuadrantes. Entonces sigue estas recomendaciones:
Cuadrante 1
Actividades: cosas importantes y urgentes, como apagar incendios, atender emergencias, cumplir con fechas límite, etc.
Recomendación: Analiza cómo prevenirlas en el futuro. Verás que muchas de las cosas del Cuadrante 1 podrían haberse evitado si te hubieras preparado para ellas.
Cuadrante 2
Actividades: cosas importantes pero no urgentes, como planificar tu tiempo, trabajar en objetivos a largo plazo, prevenir futuras crisis, leer y aprender.
Recomendación: Enfoca aquí tu mejor tiempo y energía. Si lo haces, tendrás mucho tiempo para las cosas que realmente importan.
Cuadrante 3
Actividades: cosas sin importancia que son urgentes, como algunas solicitudes de otras personas, reuniones a las que has sido invitado pero que realmente no necesitas asistir, etc.
Recomendación: Di “no” cuando sea posible a estas cosas. Es posible que mucho de lo que la gente te pida que hagas no contribuya a tus principales objetivos y prioridades personales, e incluso podría ser mejor resuelto por otra persona.
Cuadrante 4
Actividades: cosas sin importancia que no son urgentes: tiempo de ocio.
Recomendación: Hazte responsable de estas cosas.
No permitas que la relajación o el tiempo de descanso se conviertan en exceso y te quiten tiempo para conseguir resultados más importantes.
Invita a tu equipo a realizar este ejercicio. Pregunta: “¿Qué estamos haciendo en las casillas 3 y 4 que no deberíamos estar haciendo en absoluto? ¿Cuáles son las cosas del Cuadrante 1 que no tendríamos que hacer si nos preparamos mejor? ¿Cuáles son las cosas en el Cuadrante 2 en las que debemos centrarnos?”
Paso 2
Ve por lo Extraordinario. No te conformes con lo Ordinario
Acción: Identifica y escribe una definición de funciones
Como líder, tu tarea es liberar el extraordinario potencial de las personas, pero primero debes descubrir cuál es ese potencial. Puedes descubrirlo teniendo esta conversación:
“Imagina encontrarte contigo mismo cuando dejes tu rol actual. ¿Cómo has cambiado? ¿Qué aportes has hecho? ¿Cómo lo sabes? ¿Has hecho una diferencia real para la organización? ¿A nuestros clientes? ¿Cómo definirías y medirías esa diferencia?
¿Has dado lo mejor que hay en ti? ¿Has aportado tus mejores talentos, dones y creatividad al papel? ¿De qué maneras? ¿Has sentido que evolucionas, creces y aprendes? ¿Cómo has crecido? ¿Qué es lo más importante que has aprendido?
Realiza este experimento tú mismo antes de probarlo en otros:
Identifica los pocos roles cruciales que desempeñas y escríbelos. Enumera tus funciones laborales y tus funciones «fuera del trabajo».
Escribe una declaración de funciones que describa la contribución extraordinaria que deseas hacer en cada rol. Tómate tu tiempo. No te limites a describir lo que haces ahora; escribe lo que quieres hacer en tu puesto actual. De esta manera, accederás a tu propia pasión, descubrirás qué es lo que realmente te motiva y cómo puedes crear un mundo mejor a tu alrededor y sentirte realizado al final de cada día.
Luego invita a tu equipo a escribir las respuestas a estas preguntas por su cuenta y luego compartirlas contigo.
Paso 3
Calendariza tus prioridades. No priorices tu calendario
Acción: Cada semana, estudia tu calendario, entonces usa el ejercicio de los cuatro cuadrantes del paso 2 para planificar la semana
Sigue estas acciones:
- Mira tu declaración de roles. ¿Qué una o dos cosas clave puedes hacer esta semana que tendrán el mayor impacto en tu visión del éxito? Estas son tus acciones del Cuadrante 2. Prográmalos.
- Enumera todas las demás actividades y colócalas en los cuadrantes.
- Deja los elementos del Cuadrante 1 en tu calendario, pero pregúntate cómo podrías evitarlos en el futuro. Luego planea cómo hacerlo.
- Elimina o delega las actividades del Cuadrante 3. No son importantes.
- Elimina los elementos del Cuadrante 4. Tampoco son importantes. Asegúrate de NO eliminar todo el tiempo de relajación, descanso u ocio. Es muy probable que este tiempo sea del Cuadrante 2.
La mayor amenaza para tu productividad es la misma tecnología diseñada para acelerarla: tu celular, tu laptop o tu tableta. Puedes estar revisando tu correo, leyéndolo durante el desayuno, luego jugando, navegando, revisando las redes sociales, investigando todo el día. También estar en tu celular, enviando mensajes de texto constantemente, llamando a personas, enviando mensajes de texto nuevamente y enviando mensajes de texto un poco más. Por la noche, lo último que ves cuando te quedas dormido es el brillo de una pantalla. La tecnología es increíblemente útil, pero también nos distrae y, lo que es peor, puede gobernar nuestras vidas.
La planificación resulta ser una de las estrategias más eficaces que puedes utilizar para alcanzar cualquier objetivo. Según un estudio de FranklinCovey, cuando las personas se involucran en el tipo correcto de planificación, sus tasas de éxito aumentan en promedio entre 200 y 300 por ciento.
Paso 4
Domina tu tecnología. No dejes que te domine
Acción: Planifica tiempo para consultar tus dispositivos y evitar mirarlos constantemente. Mantente alejado de tus dispositivos cuando interactúas con personas
Invita a tu equipo a pensar en tu filosofía sobre la tecnología. ¿Cómo puedes usarla mejor? ¿Está tu equipo atrapado en una red de distracciones electrónicas? ¿Cómo puedes eliminarlas?
Tú y tu equipo tienen una gran misión que implica un trabajo intensivo, por lo que no pueden darse el lujo de agotarse, así que mantén el fuego encendido, pero de forma equilibrada. Los neurocientíficos están de acuerdo en que el ejercicio, la dieta, el sueño, la relajación y la conexión humana adecuados recargan e incluso rejuvenecen el cerebro.
Paso 5
Recarga tu energía. No te consumas
Acción: Planifica tiempo para “recargarte” a ti mismo. Uno de tus principales roles es ser tú. Invita a tu equipo a hacer planes personales para ocuparse de sus prioridades
Aprovechando energías incalculables:
Los científicos nos dicen que hay suficiente energía nuclear en unos pocos cubos de agua de mar para alimentar al mundo durante un día, si pudiera liberarse. Del mismo modo, hay suficiente capacidad y creatividad en cada persona de tu organización para que te asombres, si se libera.
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