¿Por qué hacerlo?

Seguramente has escuchado el consejo de gestión del tiempo que dice: Prioriza lo «importante» sobre lo «urgente». Pero para los directores, las opciones pueden ser abrumadoras. ¿Cómo priorizas el coaching de un colaborador en un proyecto frente a responder a la solicitud de tu jefe de una actualización presupuestaria, o revisar currículums para una contratación crítica? Cuando todo parece ser tanto importante como urgente, tómate unos minutos para analizar tus opciones.

Cómo hacerlo:

1. Desarrolla preguntas que te ayuden a juzgar la importancia de una tarea

Estas preguntas te ayudan a entender el impacto que tendrá una tarea. Por ejemplo:

• ¿Cuánto ayudará hacer esta tarea a mí, a mi equipo o a mi empresa a alcanzar un objetivo importante?
• Si hago esto ahora, ¿cuál podría ser la recompensa potencial en una semana, un mes, un año?

2. Desarrolla preguntas que te ayuden a juzgar la urgencia de una tarea

Estas preguntas te ayudan a determinar si una tarea realmente necesita hacerse ahora y si eres la persona adecuada para hacerla. Por ejemplo:

• ¿Cuánto tiempo puede esperar esta tarea antes de que necesite mi atención, una semana, un mes, un año, para siempre?
• Si esta tarea no se hace ahora mismo, ¿qué más y quién más se verán afectados y en qué medida?
• ¿Soy la mejor o la única persona capaz de hacer esto?

3. Responde estas preguntas para ayudarte a juzgar la importancia y urgencia relativa de las tareas

Por ejemplo, para considerar el coaching de un colaborador frente a proporcionar a tu jefe una actualización presupuestaria:

Importancia: ¿Cuánto ayudará hacer esta tarea a mí, a mi equipo o a mi empresa a alcanzar un objetivo importante? Si hago esto ahora, ¿cuál es la recompensa a corto plazo? ¿Cuál es la recompensa a largo plazo?

• Coachear a Sonia a través de esta ronda de retroalimentación de diseño le permitirá producir un borrador final de alta calidad y le ayudará a aprender cómo integrar la retroalimentación por sí misma en proyectos futuros.
• A corto plazo, proporcionar una actualización presupuestaria ayudará a mi jefe a ver cómo va el gasto de nuestro departamento en comparación con el presupuesto del año fiscal. A largo plazo, les ayudará a ellos y a los ejecutivos a tomar decisiones presupuestarias más acertadas.

Urgencia: ¿Cuánto tiempo puede esperar esta tarea antes de que necesite mi atención? Si esta tarea no se hace ahora mismo, ¿qué más y quién más se verán afectados y en qué medida? ¿Soy la mejor o la única persona capaz de hacer esto?

• Sonia necesita presentar un diseño final la próxima semana, y necesita un par de días para pensar en las revisiones. Hacer la sesión de coaching lo antes posible puede quitar algo de presión y darle un margen de tiempo en caso de que surja algo más que requiera su atención.
• Mi jefe debe presentar los números del departamento a su jefe a fin de mes. Si se los entrego en una semana, aún les quedará una semana para prepararse para esa reunión; podría verificar si eso es suficiente tiempo.

4. Reorganiza tu trabajo

Basándote en lo que aprendiste de tus respuestas, ¿qué deberías hacer primero? ¿Cuál tiene la mayor recompensa a largo plazo? Utiliza tus ideas para reorganizar tu lista de tareas pendientes actual y determinar dónde encajar las nuevas tareas que surjan.