¿Por qué hacerlo?

Si tu jefe es como la mayoría de los ejecutivos ocupados, es probable que no tenga en cuenta todo lo que ya estás haciendo al asignarte tareas adicionales. Sugerir dónde crees que debería ubicarse una nueva tarea en comparación con otras, y verificar con tu jefe para asegurarte de estar alineados, puede ayudar a comunicar tu carga de trabajo y qué compensaciones deben hacerse para completar este nuevo trabajo. También muestra que eres un gerente proactivo y orientado a soluciones, no alguien que se queja de recibir más trabajo.

Cómo hacerlo:

1. Analiza tus proyectos actuales de máxima prioridad y considera cuáles de esos plazos, si los hay, podrían posponerse

En el caso probable de que tú y tu equipo ya tengan mucho trabajo, priorizar cualquier nuevo trabajo significará retrasar algo más. Para identificar cuáles plazos podrían posponerse, podrías preguntarte:

• ¿Cuánto podría moverse el proyecto X antes de que el impacto se convierta en un problema real, un día, una semana, un mes?
• ¿Quiénes se verían afectados, interna y externamente, al mover este plazo?
• ¿Cuán significativo sería el impacto?

2. Decide dónde debería encajar esta nueva tarea entre tus proyectos actuales de máxima prioridad

¿Debería venir primero? ¿Al final? ¿En algún lugar intermedio? Incluso si no conoces todos los detalles sobre la nueva tarea, haz tu mejor suposición sobre su prioridad según lo que sabes hasta ahora.

3. Explica tu propuesta de nueva priorización, incluyendo tu razonamiento, a tu jefe y verifica si están alineados

Cuanto más claramente comuniques tu proceso de pensamiento, más fácil será para tu jefe comprender los compromisos que estás sugiriendo. Por ejemplo:

• «Quiero asegurarme de que estamos priorizando correctamente esta nueva tarea. En este momento, mi equipo está trabajando en la campaña de noviembre y construyendo las nuevas encuestas de clientes. Como las encuestas no necesitan enviarse hasta enero, estoy pensando que podríamos comenzar este nuevo proyecto tan pronto como se lance la campaña de noviembre. Eso significaría retrasar nuestro plazo de borrador de la encuesta un par de semanas. ¿Te parece razonable? ¿O deberíamos hablar sobre otras opciones?»

4. Escucha los pensamientos de tu jefe y, si es necesario, habla sobre diferentes escenarios hasta que lleguen a un acuerdo sobre un plan de priorización

Tal vez uno de tus proyectos existentes pueda cambiar su alcance, o estés tan sobrecargado de tareas vitales que algo deba ser reasignado. Lo importante es que tú y tu jefe comprendan lo que es realista y acuerden cómo seguir adelante.