Cómo seleccionar y dar forma a los objetivos del equipo

Ya sea que tengas el poder de seleccionar los objetivos del equipo o que tu gerente te los entregue, una cosa es cierta: necesitas hacer todo lo posible para asegurarte de que el equipo esté trabajando en los más importantes. Y luego, necesitas dar forma a esos objetivos de una manera que le permita a tu equipo desempeñarse a un alto nivel.

Aquí tienes algunos consejos para ayudarte en este proceso crítico:

1. Reúne las ideas de tu equipo, ya sea sobre posibles objetivos o sobre objetivos preestablecidos.

La opinión de tu equipo sobre los próximos objetivos es importante: son ellos quienes realizarán el trabajo y tienen tantas buenas ideas sobre lo que vale la pena su tiempo como tú o cualquier otra persona. Además, probablemente estarán más comprometidos con los objetivos que han ayudado a moldear de alguna manera, grande o pequeña.

Programa una reunión con tu equipo e intenta tácticas como estas:

• Antes de la reunión: Solicita que cada persona llegue con ideas (si estás seleccionando objetivos) o comentarios sobre los objetivos preestablecidos. Dale al equipo algo de contexto sobre las principales prioridades de tu organización y qué proyectos pueden ser viables para este período de objetivos. Reúne tus propias ideas también.
• Durante la reunión: Probablemente sea mejor que tu equipo comparta sus ideas o comentarios antes que tú, al menos si quieres saber lo que realmente piensan (para más información, consulta «Deja que los subordinados directos ofrezcan sus puntos de vista antes de compartir los tuyos»). Utiliza un cronometrador para asegurar que se aborden los puntos de cada persona y anima al equipo a discutir los méritos y obstáculos de los puntos particularmente significativos.
• Al final de la reunión: Reúne las aportaciones de tu equipo sobre lo que consideran más importante y factible de trabajar, y considera comprometerte a comunicar sus puntos de vista a tu gerente; al hacerlo, le envías una señal a tu equipo de que sus voces serán escuchadas.

2. Obtén la opinión de tu gerente.

No querrás seguir adelante con objetivos que le gusten a tu equipo solo para descubrir más tarde que tu gerente tenía otros en mente o una interpretación diferente de los que te asignaron. E incluso si tienes muy claro lo que tu gerente cree que debes lograr, es posible que quieras comunicarle lo que tu equipo piensa de un objetivo obligatorio. Por ejemplo, ¿qué pasa si tu equipo ve que un objetivo asignado está desfasado con el mercado?

Si tu gerente no programa tiempo contigo para una reunión de planificación de objetivos, pídela: «¿Estarías dispuesto a dedicar 20 minutos a revisar los objetivos de nuestro equipo para el próximo mes/trimestre/año?». Después de hablar con tu gerente, deberías terminar con una lista de objetivos que parezcan viables para todos los involucrados.

Ten en cuenta que es posible que debas volver a tu gerente para otra ronda de aportaciones en otros momentos del proceso de establecimiento de objetivos, a medida que priorices y determines la dificultad, las mediciones y la redacción de los objetivos de tu equipo.

3. Obtén la opinión de tus compañeros cuyos equipos afectan o son afectados por el trabajo de tu equipo.

Es muy fácil asumir que lo que es bueno para tu equipo es bueno para todos los demás en la empresa. O estar tan concentrado en gestionar a tu equipo que pasas por alto oportunidades de colaborar con otros equipos y optimizar el trabajo.

Puedes evitar algunos de estos errores preguntando de forma preventiva a los compañeros de los que dependes y con los que colaboras su opinión sobre los nuevos objetivos de tu equipo, y preguntando sobre sus planes. Por ejemplo, podrías decir:

• «Si mi equipo hace X, Y y Z al buscar estos objetivos, ¿qué podría significar eso para ti y tu equipo? Quiero asegurarme de que no estemos trabajando con propósitos cruzados».
• «Estimo que a mi equipo le llevará casi todo su tiempo manejar estos objetivos, lo que podría significar menos tiempo haciendo X para tu equipo. ¿Es esto algo con lo que puedes trabajar?»
• «¿Hay algo que estés planeando en lo que mi equipo pueda ayudar?»

Idealmente, llamarás la atención sobre más oportunidades para colaborar, lo que podrías incorporar en los planes de objetivos de tu equipo. O podrías aprender algo que te haga volver a empezar con un objetivo del equipo. Mejor ahora que después.

4. Prioriza, y posiblemente reduce, tu lista actual de objetivos.

Muchos gerentes sobreestiman la cantidad de objetivos que su equipo podrá cumplir en un período de tiempo determinado, insistiendo: «¡Pero tenemos que hacer todas estas cosas, todas son importantes!». Pregúntate: ¿Es esto realmente cierto, o es que no quieres decir no o estás tan abrumado con el trabajo que realmente no lo estás pensando bien?

Comienza listando todos los objetivos aún en contención (la redacción no tiene que ser perfecta todavía) después de hablar con tu equipo, gerente y compañeros. Luego, considera:

• Objetivos que tienen el mayor impacto positivo en tu departamento y empresa. Esto no siempre es obvio. Por ejemplo, un objetivo que usa el tiempo de tu equipo para ayudar a que un nuevo vendedor se ponga al día podría parecer menos importante que uno que aumente la cuota del equipo en un cinco por ciento. Pero un vendedor bien capacitado y adaptado podría, en última instancia, tener un impacto mucho mayor en el resultado final que la cuota más alta por una sola vez.
• Compatibilidad con los otros objetivos del equipo. A veces, los gerentes eligen cada objetivo del equipo sin considerar cómo se impactan entre sí. Esto también puede suceder cuando otra persona establece tus objetivos sin una comprensión completa del trabajo involucrado. Por ejemplo, ¿puede tu equipo de ingeniería realmente cumplir una fecha de envío agresiva y reducir los errores en un 20 por ciento? ¿Puede tu equipo de desarrollo de negocios realmente aumentar el volumen de leads y la calidad? Intenta lograr un grupo de objetivos que no compitan entre sí.
• Compatibilidad con tus objetivos personales: Imagina que tu equipo tiene el ambicioso objetivo de agregar cinco nuevas características a la aplicación. Mientras tanto, tienes un objetivo de desarrollo profesional de trabajar en algunas habilidades de gestión. Suena bien, hasta que miras las estrategias involucradas. Agregar muchas características requerirá que colabores y escribas algo de código tú mismo. ¿Podrás hacerlo si también te mantienes en un horario regular de reuniones individuales y asistes a un seminario de liderazgo? Es posible que tengas que tomar algunas decisiones difíciles.

Teniendo esto en cuenta, determina cuáles son los más importantes para que el equipo trabaje ahora. Y reduce tu lista a un conjunto de objetivos que sea verdaderamente realista para tu equipo.

5. Recuerda que algunos objetivos son mejores como objetivos de aprendizaje que como objetivos orientados a cuotas y plazos.

La mayoría de los gerentes, comprensiblemente, tienden a centrarse en objetivos con resultados específicos y medibles: Conseguir 5 clientes, mejorar la participación del usuario en un 10 por ciento, completar la actualización en el tercer trimestre. Pero en los casos en que estás haciendo algo por primera vez (y no estás seguro de cuál debería ser el resultado) o quieres fomentar nuevas formas de pensar, un objetivo de aprendizaje suele ser una mejor opción.

Por ejemplo, supongamos que tu equipo de ventas tiene la tarea de agregar un nuevo segmento de mercado. Podrías establecer un objetivo simplemente aumentando la cuota del equipo o estableciendo una segunda cuota más pequeña basada en tu conocimiento limitado de la nueva área. Pero, ¿alguno de esos enfoques realmente ayudará a tu equipo a terminar el período objetivo sabiendo cómo vender al nuevo segmento de manera efectiva? Podría ser sensato tener un objetivo de aprendizaje, por ejemplo: Probar enfoques de ventas en el nuevo mercado y aprender a qué responden más los prospectos en ese segmento.

Si no ves la oportunidad de enmarcar ningún objetivo como objetivo de aprendizaje, considera agregar uno para tu equipo. Son excelentes para impulsar al grupo a mejorar sus procesos y pueden añadir una dosis de inspiración para el equipo.

6. Con tu equipo, determina cómo medirán sus objetivos, asegurándose de tener en cuenta la calidad y la cantidad.

El gurú de la gestión Eliyahu Goldratt escribe en The Haystack Syndrome: «Dime cómo me mides y te diré cómo me comporto». Las métricas de los objetivos son realmente así de poderosas. Elige unas buenas, y pueden dar forma al camino que tu equipo toma para alcanzar el objetivo y mantener a todos en el rumbo. Elige mediciones difusas o incompletas, y tu equipo podría, sin darse cuenta, centrar la energía en el lugar equivocado o incluso hacia el resultado equivocado.

Para muchos objetivos, el truco para elegir buenas métricas es seleccionar aquellas que aborden tanto la calidad como la cantidad. Haz una lluvia de ideas sobre posibles métricas con tu equipo: por ejemplo, si tu equipo está rediseñando un sitio web durante tres meses, ¿cómo abordas este objetivo orientado a un plazo con un enfoque simultáneo en la calidad? Tal vez el equipo decida que el tiempo que se pasa en el sitio es el mejor indicador de un diseño atractivo y apunta a un aumento del 10 por ciento en la próxima ronda de pruebas beta.

Incluso con una cuota simple, a veces puedes¹ determinar medidas de calidad adicionales. Digamos que la cuota trimestral de tu equipo de ventas es de $400,000, ¿hay una cuota de $400,000 de alta calidad frente a una de baja calidad? Podrías considerar si es posible agregar una medida que indique si una nueva cuenta parece prometedora para la expansión y/o renovación.

7. Establece un rango de dificultades para tus objetivos que deje al equipo sintiéndose desafiado, pero capaz de lograrlos.

Determinar la dificultad de los objetivos es, bueno, difícil. Sin embargo, es fundamental calibrar con cuidado, para que los objetivos desafíen a tu equipo sin abrumar o desmoralizar por completo a nadie.

Pregúntate: ¿Qué está listo para asumir mi equipo? Para responder a esto, deberás considerar una variedad de factores como la carga de trabajo, cualquier cambio en la composición del equipo y, especialmente, cómo tu equipo ha manejado objetivos similares en el pasado. Con objetivos particularmente difíciles o nuevos, también podrías preguntar a tu equipo, ya sea en grupo o individualmente:

• «¿Sientes que necesitaríamos suerte para alcanzar este objetivo? ¿Por qué?» Está bien si la gente cree que se necesitará un poco de suerte para un objetivo; esto podría añadir emoción. Pero cuando el escepticismo supera la emoción, es más probable que tu equipo se desmotive con el objetivo después de algunos contratiempos.
• «¿Te sientes preparado para hacer esto? Si no, ¿qué necesitarías para sentirte más cómodo?» El equipo en su conjunto debería sentir que tiene lo necesario, o al menos que puede cubrir razonablemente las brechas, para cumplir el objetivo.

En tu conjunto de objetivos, intenta que varios sean más alcanzables, con quizás uno especialmente difícil de «estiramiento». Los objetivos de estiramiento pueden tener una alta tasa de fracaso y ser desmoralizadores, pero también pueden permitir la innovación, empujando a los miembros del equipo a cambiar² su forma de pensar o su proceso para alcanzar nuevas alturas. E incluso si no alcanzan el objetivo final, aún pueden terminar desempeñándose mejor que si se hubieran quedado con un objetivo de statu quo.

8. Expresa los objetivos del equipo usando un lenguaje simple y específico.

Quieres que tus objetivos «finales» —los que están escritos en tu pizarra o en el panel de control de tu equipo— sean lo suficientemente simples como para que las personas de toda la empresa puedan recordarlos y repetirlos fácilmente, pero lo suficientemente específicos como para que la gente no malinterprete lo que realmente estás tratando de hacer. Deberían incluir el área que intentas cambiar, un plazo y, probablemente, una métrica.

Por ejemplo, para un equipo de marketing:

«Generar un aumento del 20 por ciento en los leads de ventas este trimestre.»

Este no es el lugar para detallar tu enfoque completo de un objetivo, aunque ya hayas determinado con tu equipo que la mejor y más rentable manera de generar muchos más leads de ventas es patrocinar una gran conferencia de la industria. Más bien, esta frase se convertirá en una forma abreviada para que la gente hable sobre los objetivos, tanto dentro de tu equipo como fuera de él.