10 frases para ayudarte a construir confianza con tus reportes directos

Todos saben que, sin confianza, estás hundido como gerente. Pero a menudo las personas confunden la confianza con algo misterioso e intangible: o la tienes o no la tienes. Absolutamente falso.

Entonces, ¿cómo se construye realmente? Lo haces día a día, conversación por conversación y acción por acción, para respaldar tus palabras. Estas frases pueden ayudarte a empezar.

1. «He notado un cambio.»

– Úsala: Cuando un comportamiento o patrón típico ha cambiado repentina o lentamente.

Esta frase envía una señal de que eres el opuesto del gerente desinformado que no sabe lo que realmente hacen sus reportes directos durante el día. Muestra que estás involucrado y prestando atención, y que eres el tipo de gerente proactivo que no deja que las cosas importantes queden sin decir.

Asegúrate de agregar detalles específicos de lo que ves, luego invita a una respuesta sobre cómo la otra persona ve la situación. Demostrarás respeto por las opiniones ajenas y aprenderás mucho sobre si están de acuerdo contigo o piensan que estás equivocado.

Ejemplos:
– “Equipo, he notado un cambio. Todos han estado trabajando durante el almuerzo en lugar de tomar descansos. ¿Cómo se siente el equipo con respecto a su carga de trabajo esta semana?”
– “He notado un cambio. Durante las reuniones, normalmente te sientas en la parte trasera de la sala y permaneces bastante callado. Recientemente, has estado sentado más cerca y ofreciendo excelentes sugerencias para ayudar al grupo cuando se queda estancado. Ha sido maravilloso ver tu mayor contribución. ¿Qué crees que está detrás de este cambio?”

2. “Gracias por informarme.”

– Úsala: Siempre que alguien comparta malas noticias o críticas contigo.

¿Por qué alguien querría compartir la dura verdad contigo si normalmente reaccionas con ira o defensividad? En lugar de eso, responde con gratitud. Es como si dijeras, “Somos adultos y podemos manejar esto, gracias a que tuviste el coraje de hablar.” Hazlo de manera consistente y establecerás un entorno seguro donde tus reportes directos se sentirán libres de decirte lo que realmente necesitas escuchar y confiarán en que colaborarás con ellos para generar soluciones.

Precaución: Puede ser fácil usar esta frase de manera despectiva (“Está bien, gracias por informarme”), así que asegúrate de seguirla con el porqué estás agradecido o un deseo sincero de entender mejor la situación.

Ejemplos:
– “Gracias por informarme que tu informe se retrasará. Saber eso me ayudará a reajustar las expectativas con los jefes de departamento. Cuéntame más sobre los problemas inesperados que has encontrado.”
– “Gracias por informarme que no he estado dando suficiente retroalimentación al equipo sobre sus interacciones con los clientes. Sé que probablemente no fue fácil de compartir, pero es importante para mí escuchar y me ayudará a mejorar como gerente. Estoy interesado en discutir algunas ideas sobre cómo podría mejorar.”

3. “Quiero hacer un seguimiento.”

– Úsala: Para hacer un seguimiento sobre un problema discutido previamente.

Pocas cosas erosionan la confianza más rápidamente que escuchar que un problema es importante para alguien y luego olvidarse de él. Cuando haces un seguimiento, demuestras que te importa las necesidades individuales de la persona y te aseguras de que reciban el apoyo que necesitan.

Precaución: Asegúrate de que estás haciendo un seguimiento de cosas que realmente importan a tu reporte directo, no solo a ti. Por ejemplo, si estás verificando repetidamente un proyecto que te preocupa, podrías parecer un entrometido o un micromanager.

Ejemplos:
– “Quiero hacer un seguimiento para ver cómo te has estado ajustando al volver al trabajo después de la licencia por paternidad. Dijiste la semana pasada que estabas muy cansado. ¿Qué encuentras particularmente agobiante? ¿Te ayudaría si ajusto cuándo programo las reuniones?”
– “Quiero hacer un seguimiento para ver cómo te fue en tu primera llamada. ¿Qué funcionó bien? ¿Qué encontraste desafiante?”

4. “¿Qué piensas?”

– Úsala: Para invitar a alguien a compartir su punto de vista y cuando realmente quieras recibir su opinión.

Buscar las opiniones de otros muestra que valoras la experiencia de tu equipo, estás listo para escuchar y quieres que se sientan empoderados para compartir. También es una característica de los gerentes deliberados que quieren evitar la trampa común que mata la confianza: suponer que saben más que los miembros de su equipo.

Precaución: Haz esta pregunta solo si estás realmente interesado en la respuesta de la persona y estás dispuesto a actuar en base a ella (o explicar por qué no vas a actuar en base a ella). De lo contrario, podrías socavar la motivación de la persona y su confianza en ti.

Ejemplos:
– “El cliente que no devuelve tus llamadas parece una situación desafiante. ¿Qué crees que sería una buena forma de reengancharlo?”
– “Tengo que preparar una presentación para la dirección sobre el progreso del equipo este trimestre, y me encantaría tu opinión. ¿Qué crees que debería resaltar?”

5. “Déjame compartir lo que sé y lo que no sé en este momento.”

– Úsala: Para ser transparente al compartir información relevante para el trabajo y bienestar de tu equipo.

Como gerente, a menudo eres el mejor—y único—canal de información entre tu equipo y la dirección de la empresa. Acumula información y dejarás a tu equipo incierto y a oscuras. Proporciona todo lo que puedas—sin requerir confidencialidad—y fomentarás una reputación como un líder confiable y abierto. También elevarás la inteligencia colectiva de tu equipo, permitiéndoles hacer un mejor trabajo.

¿No sabes algo? Compártelo también. Explicar lo que no sabes y comunicar que compartirás cuando sepas más aún proporciona un nivel de claridad a tus reportes directos y les da confianza de que tienen la información más actual y precisa.

Ejemplos:
– “El equipo de Impacto se reunió de nuevo. Déjame compartir lo que sé y lo que no sé en este momento. Están planeando tres eventos el próximo mes. No han aclarado qué papel, si es que hay alguno, debe jugar nuestro equipo. Se reunirán de nuevo el próximo martes y enviaré una actualización entonces.”
– “Déjame compartir lo que sé y lo que no sé después del anuncio de despidos de hoy. Aún seremos responsables de nuestro territorio, y nuestro modelo de servicio no cambiará. No estoy seguro aún de cómo cubriremos la oficina de Columbus. Asistiré a una reunión de presupuesto la próxima semana. Cuéntame tus preocupaciones y los recursos que crees que necesitaremos para no subestimar los costos.”

6. “Esto es un desafío—pero confío en nuestra capacidad para superarlo.”

– Úsala: Cuando tu equipo enfrente una tarea difícil o un cambio en la empresa.

Como líder, si minimizas o ignoras las verdades difíciles, parecerás desconectado o reacio a enfrentar lo “no discutible.” Necesitas ser real, pero no tan real que seas pesimista, lo que mata la confianza del equipo. Es importante encontrar un equilibrio: di las cosas como son, y expresa que confías en tu capacidad y la de tu equipo para salir adelante.

Precaución: Si no sigues una frase como esta con detalles sobre cómo piensas liderar el camino (por ejemplo, “Es difícil, pero podemos hacerlo enfocándonos en X, Y y Z”), corres el riesgo de que tu aliento se vea como despectivo (“Este es un desafío que podemos superar … así que dejen de quejarse”).

Ejemplos:
– “Me doy cuenta de que aún estamos a un 20% de nuestra meta con solo dos semanas restantes. Esto es un desafío—pero confío en nuestra capacidad para superarlo. Puedo empezar a colaborar. Tengo algunas otras ideas sobre cómo podríamos cerrar la brecha, y me gustaría escuchar todas sus ideas también.”
– “Esta nueva dirección estratégica es un desafío para todos nosotros. Sé que todavía hay mucho que no sabemos sobre cómo funcionará el proceso de prototipos—pero confío en nuestra capacidad para ajustarnos. Mientras esperamos más información, utilicemos lo que sabemos para desarrollar algunos conceptos iniciales.”

7. “Necesito tu ayuda.”

– Úsala: Cuando realmente necesites apoyo o retroalimentación.

Incluso los líderes necesitan ayuda—y pedirla muestra que eres humano y que confías en que tus reportes directos puedan cumplir. También estarás construyendo una cultura de trabajo en equipo y apertura, enviando la señal a tus reportes directos de que es importante pedir lo que necesitas para hacer bien el trabajo.

Precaución: Usa esta alarma demasiado a menudo o pide demasiado porque no planeaste bien y tus reportes directos pueden empezar a verte como un gerente poco confiable que promete en exceso y espera que te saquen del apuro de última hora—de nuevo.

Ejemplos:
– “Acabo de enterarme de que tengo que presentar al equipo de finanzas el jueves, y necesito tu ayuda para llenar algunos vacíos de información. ¿Tienes 30 minutos hoy para reunir algunos datos para mí?”
– “He estado trabajando en mejorar cómo facilito las reuniones y necesito tu ayuda. ¿Estarías dispuesto a compartir tu perspectiva

sobre cómo me percibo y algunas cosas que crees que podría mejorar?”

8. “¿Cómo puedo ayudarte a avanzar?”

– Úsala: Cuando estés sinceramente interesado en ayudar a un reporte directo a tener éxito.

Los grandes gerentes se preocupan por lo que es importante para sus reportes directos y entienden que cuando los individuos hacen bien, el equipo y la organización también lo hacen. También entienden que pocas cosas construyen confianza tan bien como sentirse apoyado por un jefe que los ve como una persona completa, no como una pieza cuya única finalidad es crear valor para la empresa.

Precaución: Asegúrate de preguntar sobre algo específico—por ejemplo, un proyecto o meta de desarrollo—para estimular ideas de tus reportes directos. Y ayúdalos con sugerencias si no pueden pensar en nada. También recuerda: Esta frase no significa nada si no sigues adelante y realmente brindas apoyo.

Ejemplos:
– “Ahora que hemos establecido tus metas para el trimestre, hablemos de lo que puedo hacer para ayudarte a avanzar en ellas.”
– “¿Podríamos dedicar unos minutos en nuestro próximo 1-a-1 para revisar tus metas de desarrollo profesional? Estoy interesado en saber qué habilidades te gustaría desarrollar y quiero identificar algunas maneras en las que pueda ayudar.”

9. “Me siento muy seguro acerca de esto” o “No me siento muy seguro acerca de esto.”

– Úsala: Para ayudar a los miembros del equipo a entender tu punto de vista y cómo deberían calibrar su respuesta.

Tu equipo puede escuchar tus palabras, pero no puede leer tu mente. Cuando incluyes cuán fuerte te sientes acerca de lo que compartes, les das confianza de que saben de dónde vienes—sin adivinaciones ni sorpresas. Las frases aclaratorias como estas les indican cuándo deben responder con cuidado y urgencia y cuándo estás compartiendo un pensamiento que pueden descartar si hay una mejor manera.

Precaución: Asegúrate de etiquetar tu nivel de preocupación con precisión. Por ejemplo, si dices que no te sientes muy seguro acerca de una idea pero luego reviertes la decisión de un reporte directo en favor de tu idea, se sentirán sorprendidos y pensarán, ¿qué acaba de pasar? Tomé la iniciativa y tomé una decisión, pero ahora no sé por qué me molesté.

Ejemplos:
– “Necesitamos asegurarnos de que estamos respondiendo rápidamente a los clientes. Me siento muy seguro acerca de esto, así que reducir el tiempo de respuesta al cliente debería ser la principal prioridad de todos esta semana.”
– “No me siento muy seguro acerca de esto, pero como punto de partida para la discusión: ¿Qué tal si empezamos a revisar nuestros datos de seguimiento semanalmente en lugar de mensualmente? ¿Ayudaría eso o hay mejores maneras de aprender lo que necesitamos?”

10. “Ese es mi error.”

– Úsala: Para admitir un error o error de juicio.

Puede que sientas ganas de esconderte cuando cometes un error. Pero admitirlo en voz alta muestra coraje, integridad y que reconoces el impacto de lo que hiciste y eres responsable por ello. También sirve de modelo para tu equipo de que admitir errores está bien y es deseable—para ayudarles a estar más abiertos a probar nuevas formas de hacer las cosas sin miedo al fracaso.

Ejemplos:
– “Sé que te animé a contactar a los clientes tanto por correo electrónico como por teléfono esta semana, pero hemos tenido algunas quejas. Ese es mi error. Volvamos al contacto por correo electrónico solamente. Y me conectaré con esos clientes que estaban frustrados.”
– “Pensé que la agenda simplificada funcionaría para nuestra reunión de equipo—ese fue mi error. La próxima semana, dedicaré más tiempo a ello para que el grupo pueda mantenerse enfocado. Sé lo ocupados que están todos y no podemos permitirnos reuniones desorganizadas.”